जानकारी संरक्षित करना

कर्मचारी की जानकारी को सुरक्षित रखना

हम अपने कर्मचारियों की वैयक्तिक जानकारीको महत्व देते हैं। हम अपने न्यायसंगत कानूनी अथवा व्यावसायिक उद्देश्यों को पूरा करने हेतु आवश्यक जानकारी के लिए कर्मचारियों के बारे में एकत्र की जाने वाली तथा प्रयोग की जाने वाली वैयक्तिक जानकारी को सीमित करने का प्रयास करते हैं, तथा हम यह सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाते हैं कि हमारी सूचना कार्यप्रणालियां सभी लागू कानूनों का पालन करें। इसके अलावा, हम कर्मचारी के गोपनीय रिकॉर्डों या वैयक्तिक जानकारी को, कर्मचारी द्वारा अधिकृत को छोड़कर, Realogy के बाहर, कानूनी उद्देश्य को पूरा करने के लिए,अथवा अपेक्षित कानून, विनियम, अदालत या सक्षम न्यायाधिकार क्षेत्र के ट्रिब्यूनल द्वारा जारी सम्मन या आदेश द्वारा अनुमत के अनुसार प्रकटीकरण को सीमित करतते हैं। कर्मचारियों के गोपनीय रिकॉर्डों के लिए एक्सेस रखने वाले कर्मचारियों की उन रिकॉर्डों में गोपनीय जानकारी के अनधिकृत प्रकटीकरण से बचने के लिए विशेष जिम्मेदारी होती है। तथापि, यह गोपनीयता की ड्यूटी, आपको अपनी मजदूरी, कार्य के घंटे या अन्य कार्य की स्थितियों को प्रकट करने या विचार-विमर्श करने से नहीं रोकती है।

क्लाइंट तथा ग्राहक की जानकारी को सुरक्षित रखना

हम अपने ग्राहक तथा क्लाइंट की जानकारी को भी महत्व देते हैं तथा इसके संग्रहण, प्रयोग और प्रकटीकरण के लिए लागू होने वाले सभी कानूनों का पालन करते हैं। हम अपने क्लाइंट तथा ग्राहकों की गोपनीय जानकारी को संरक्षित रखने के लिए प्रयास करते हैं तथा उनकी गोपनीय वैयक्तिक जानकारी को अनधिकृत एक्सेस, प्रयोग या प्रकटीकरण से सुरक्षित रखते हैं।

 

प्रमुख शब्दावली

वैयक्तिक जानकारी

“वैयक्तिक जानकारी” किसी जानकारी के लिए एक व्यापक शब्द है जो विशिष्ट रूप से एक व्यक्ति की पहचान करता है। व्यक्तिगत जानकारी के उदाहरणों में एक व्यक्ति का नाम, जन्मतिथि, ईमेल पता, टेलीफोन नंबर, घर का पता, सरकार द्वारा जारी पहचान नंबर, भुगतान कार्ड नंबर, वित्तीय खाता संबंधी जानकारी या यहां तक कुकी में मौजूद दीर्घस्थायी पहचानकर्ता (जैसे, ग्राहक नंबर) अथवा प्रोसेसर क्रमांक शामिल होते हैं। वैयक्तिक जानकारी के साथ जोड़ने पर लिंग, शिक्षा या राजनैतिक संबद्धता, सहित कुछ जनसांख्यिकीय जानकारी भी वैयक्तिक जानकारी हो जाती हैं। परिभाषा को नियंत्रित करने वाले कानून तथा वैयक्तिक जानकारी का आचरण अधिकारक्षेत्र के अनुसार परिवर्तित होता है।

वैयक्तिक जानकारी को कैसे हैंडल करें के बारे में प्रश्नों के लिए, Realogy की जानकारी प्रबंधन नीति तथा जानकारी सुरक्षा नीति को वैयक्तिक जानकारी के पूर्ण स्पष्टीकरण, उदाहरण तथा हैंडल करने संबंधी जरूरतों के लिए देखें।

क्या हमें सभी वैयक्तिक जानकारी को “गोपनीय” के रूप में बनाए रखने की जरूरत होती है?

किसी व्यक्ति से संबंधित जानकारी के लिए वैयक्तिक जानकारी एक व्यापक शब्द है एक सेवा प्रदाता के रूप में, हमें वैयक्तिक जानकारी, जैसे संपर्क जानकारी को अपने क्लाइंट और ग्राहकों के लिए प्रयोग करने तथा प्रकट करने (यहां तक कि विज्ञापित करने) की जरूरत हो सकती है। लेकिन हमें वैयक्तिक जानकारी का प्रयोग करते समय सदैव सचेत रहना चाहिए क्योंकि विश्व भर के कानून वैयक्तिक जानकारी के हमारे संग्रहण, प्रयोग तथा प्रकटीकरण पर प्रतिबंध लगा सकते हैं। आपको अपना कार्य करने में वैयक्तिक जानकारी के अपने प्रयोग के बारे में और अधिक जानकारी के लिए, आपको जानकारी प्रबंधन नीति से परामर्श करना चाहिए।

यू.एस. में, हमारे ग्राहकों तथा कर्मचारियों की निजता तथा पहचान की सुरक्षा के लिए वैयक्तिक जानकारी की कुछ श्रेणियों के साथ बढ़ी हुई संवेदनशीलता के साथ बर्ताव करना चाहिए। उदाहरणों में व्यक्ति कानाम, तथा निम्नलिखित में से कोई डेटा तत्व शामिल होते हैं: उदाहरण के लिए (1) Social Security नंबर; (2) भुगतान कार्ड जानकारी; तथा (3) चिकित्सा या स्वास्थ्य जानकारी। हम सभी ग्राहकों, क्लाइंट, तथा कर्मचारियोंके लिए इस जानकारी की गोपनीयता बनाए रखते हैं।

गोपनीय जानकारी संरक्षित करना

कर्मचारी तथा क्लाइंट की जानकारी के अलावा, आपका कार्य आपको अन्य गोपनीय जानकारी के लिए भी एक्सेस दे सकता है जो Realogy से संबंध रखती है। इस जानकारी को सुरक्षित करना चाहिए तथा आप इसे Realogy द्वारा अधिकृत किए जाने तक, अपने परिवार के सदस्यों सहित किसी के साथ साझा नहीं कर सकते हैं। Realogy की गोपनीय जानकारी कंपनी से संबंधित होती है तथा आपके अपने लाभ या Realogy के अलावा किसी पार्टी के लाभ के लिए, आपके रोजगार के दौरान या बाद में प्रयोग नहीं की जा सकती है। यदि आप कंपनी छोड़ते हैं, तो आपको Realogy की गोपनीय जानकारी से युक्त सभी सामग्री को लौटना चाहिए। Realogy की जानकारी प्रबंधन नीति देखें, जो गोपनीय जानकारी को परिभाषित करती है।

इसके अलावा, Realogy के लाभ के लिए अपने पूर्व के नियोक्ताओं से गोपनीय जानकारी को साझा या प्रयोग न करें।

हमारी नीतियां या प्रथाएं, जिसमें ऊपर बताए गए गोपनीयता दायित्व भी शामिल हैं, Realogy को पूर्व सूचना दिए बिना सरकार को जानकारी देने, निरीक्षणों में भाग लेने, Realogy की भूत या भविष्य की संहिता के संबंध में प्रक्रियायों की जाँच करने, या सूचना देने वाले कानूनों के तहत संरक्षित किसी भी गतिविधि में शामिल होने के लिए किसी कर्मचारी के अधिकार को सीमित करने, रोकने, बाधित करने या हस्तक्षेप करने के इरादों से नहीं है या न ही ऐसा किया जाएगा।

प्रमुख शब्दावली

गोपनीय जानकारी

जानकारी जोकि जनता से प्रतिबंधित है। गोपनीय जानकारी में वह सामग्री शामिल होती है जिसका आप नियमित रूप से अपने कार्य में सामना कर सकते हैं, जैसे विक्रेता की कीमत निर्धारण की जानकारी, बिक्री डेटा, फ्रेंचाइजी या क्लाइंट की सूचियां, क्लाइंट की वित्तीय जानकारी, अघोषित उत्पाद या सेवाएं या जारी नहीं की गयी मार्केटिंग सामग्री। इसमें अधिक संवेदनशील जानकारी भी शामिल हो सकती है, जिसके लिए अधिक सुरक्षा, जैसे गैर-सार्वजनिक वित्तीय जानकारी, कंपनी की गोपनीय तथा महत्वपूर्ण परियोजनाएं जैसे प्रस्तावित अधिग्रहण या कंपनी की परिसंपत्तियों या प्रभागों की बिक्री।

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याद रखें

जानकारी Realogy की सबसे मूल्यवान संपत्तियों में से एक है। हमें समझदारी से कंपनी की गोपनीय जानकारी के बनाने, रखरखाव करने तथा प्रयोग करने के बारे में याद रखना चाहिए। सभी गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखना हमारा कर्तव्य है जिससे ये गलत हाथों में न चली जाएं।

 

एक कर्मचारी के रूप में…

मैं करूंगा/करूंगी:

Realogy की गोपनीय जानकारी को केवल उनके साथ साझा करें जिनके पास जानने का तर्कसंगत व्यावसायिक कारण हो तथा इसे प्राप्त करने के लिए अधिकृत हों।

मैं नहीं करूंगा/करूंगी:

Realogy की गोपनीय जानकारी को अन्य कंपनी के साथ मेरे रोजगार में प्रयोग करना।

गोपनीय जानकारी को सार्वजनिक क्षेत्रों में चर्चा करने से बचें जहां इसे सुना जा सकता है। Realogy के साथ मेरे पूर्व के नियोक्ताओं से गोपनीय जानकारी साझा करना।
जानकारी प्रबंधन नीति के अनुसार गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रूप से संचित करना और निपटान करना। कर्मचारियों, क्लाइंट, ग्राहकों या विक्रेताओं से अन्य कंपनी के बारे में गोपनीय जानकारी मांगना।

जानकारी की सुरक्षा में तत्परता

हमारी कंपनी की गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखना चाहिए, चाहे यह पेपर या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में हो। एक कर्मचारी के रूप में, आप गोपनीय जानकारी के देखभालकर्ता हैं तथा आपको हार्डकॉपी रिकॉर्ड के साथ-साथ Realogy व्यवसाय के लिए या गोपनीय जानकारी का संचय करने के लिए प्रयुक्त सभी डिवाइस और सॉफ्टवेयर, जैसे कंप्यूटर, सेल फोन तथा स्मार्ट फोन (जिन्हें अक्सर Realogy सूचना प्रौद्योगिकी संसाधन) कहा जाता है सहित सभी गोपनीय जानकारी को सुरक्षित ढंग से हैंडल करने के बारे में सुनिश्चित करने के लिए कदम उठाने चाहिए। हम सभी पासवर्डों को सुरक्षित रखने, उन्हें दूसरों के साथ साझा न करने तथा किसी अनधिकृत एक्सेस या जानकारी के नुकसान के बारे में तुरंत आचार नीति एवं अनुपालन तथा जानकारी सुरक्षा विभागों को रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार हैं। हम किसी व्यक्ति को Realogy की प्रणालियों, सुरक्षा उपायोंया ऑडिट उपायों को नष्ट करने, दरकिनार करने, समझौता करने या कम आंकने का प्रयास करने की अनुमति नहीं देते हैं। आप फाइलों, डेटा या प्रणालियों को बिना प्राधिकार प्राप्त किए एक्सेस, संशोधित, हटा या नष्ट नहीं कर सकते हैं।

हम एक जानकारी सुरक्षा नीति रखते हैं जो पहचान करती है कि कर्मचारियों को कैसे जानकारी को मेन्टेन करना चाहिए। हमारी सुरक्षित कार्य माहौल नीति आपके कार्यस्थल के अंदर जानकारी को कैसे मेन्टेन करना चाहिए के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करती है।

सही जानकारी प्रबंधन

हम में से प्रत्येक उस जानकारी के लिए जिम्मेदार हैं जो हम Realogy की ओर से बनाते हैं, रखते हैं, संग्रह करते हैं, प्रयोग करते हैं तथा प्रबंधित करते हैं। यह जिम्मेदारी हममें से प्रत्येक से हमारे द्वारा बनायी जाने वाली विषय-सामग्री में सही समझ तथा व्यावसायिकता का उपयोग करने की अपेक्षा करती है। कथित प्रयोजन के लिए, आपको सभी जानकारी अपने नियंत्रण के तहत रखनी चाहिए, चाहे पेपर प्रारूप में हो या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में हो यह Realogy की जानकारी प्रबंधन नीतिxx के साथ संगत हो। आप ऐसी कोई जानकारी को नष्ट नहीं कर सकते हैं जो किसी लंबित, धमकी वाली या पूर्वाभासी कानूनी विवाद अथवा कानून, नीति-संहिता या कंपनी की नीति के उल्लंघन से संबंधित जांच-पड़ताल (चाहे आंतरिक हो या बाहरी हो) के लिए संभवतः प्रासंगिक है।

मेरे छुट्टी पर होने के समय मेरे सहकर्मी को अक्सर मेरे पासवर्ड का प्रयोग करके कुछ प्रणालियों को एक्सेस करने की जरूरत होती है। क्या इस स्थिति में मैं पासवर्ड प्रदान कर सकता हूं?

नहीं, किसी कर्मचारी के कार्यालय से बाहर होने पर उसके कार्य को पूरा करने के लिए आपके विभाग में एक कार्यविधि यथास्थान होना चाहिए, जिसमें आपके कार्यालय से बाहर होने के दौरान कुछ प्रणालियों के लिए एक्सेस करने को निर्दिष्ट करना शामिल होता है। अपने पासवर्ड को भले ही नेकनीयती से अन्य कर्मचारी के साथ साझा करना, कभी भी यह सुनिश्चित करने के लिए सही तरीका नहीं है कि आपकी गैरमौजूदगी में व्यवसाय सामान्यरूप से जारी रहेगा। आचार नीति एवं अनुपालन विभाग को किसी पासवर्ड -साझा करने के उल्लंघनों के बारे में रिपोर्ट करें।

प्रमुख शब्दावली

Realogy सूचना प्रौद्योगिकी संसाधन

नेटवर्क और सर्वर, डेस्कटॉप पीसी, लैपटॉप, पर्सनल डिजिटल असिस्टेंट्स (PDAs), मोबाइल फोन, स्मार्ट फोन, प्रिंटिंग डिवाइस, टेलीफोन, फैक्स मशीन, वॉयस मेल तथा Realogy द्वारा प्रदान की गयी ईमेल, इंस्टेंट संदेश सेवा और इंटरनेट एक्सेस सहित जानकारी को संचित करने या प्रेषित करने में सक्षम अन्य इलेक्ट्रॉनिक डिवाइस को संदर्भित करता है, किंतु इन तक सीमित नहीं है। ऐसी डिवाइस तथा संसाधनों पर स्थापित सॉफ्टवेयर भी शामिल है। जब Realogy के व्यवसाय को करने के लिए प्रयोग किया गया हो, तो शब्दावली गैर-Realogy होस्ट या सर्वर कंप्यूटर, स्टैंड-अलोन कंप्यूटर, लैपटॉप तथा अन्य संचार डिवाइस, सॉफ्टवेयर, डेटा फाइलों तथा नेटवर्क को भी संदर्भित करती है।

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याद रखें

जानकारी Realogy की सबसे मूल्यवान संपत्तियों में से एक है। हमें समझदारी से कंपनी की गोपनीय जानकारी के बनाने, रखरखाव करने तथा प्रयोग करने के बारे में याद रखना चाहिए। सभी गोपनीय जानकारी को सुरक्षित रखना हमारा कर्तव्य है जिससे ये गलत हाथों में न चली जाएं।