保護資訊

保護員工資訊

我們重視員工的個人資訊。我們盡可能將我們所收集和使用的員工個人資訊侷限在對履行正當法律或商業目標至為重要的資訊,而且我們會按部就班地確保一切資訊措施皆遵循所有相關法律。此外,除員工本人授權、為達成正當目的,或在法律、管理條例允許範圍內/在法院或具管轄權之法庭所簽發的傳票或命令要求下,針對向非 Realogy 內部對象披露列為保密資訊的員工記錄或個人資訊一事,我們也有所限制。有權調閱或接觸員工機密記錄的員工身負一項特殊的責任,那就是要避免在未經授權的情況下擅自披露這些記錄中的機密資訊。但是,即便身負這樣的保密責任,您仍然可以披露或討論自己的薪資、工時或其他工作條件。

保護客戶和顧客資訊

我們也非常重視顧客和客戶資訊,並且遵循一切關於收集、使用與披露此類資訊的法律。我們致力於保護客戶和顧客的機密資訊,並且盡力防範他們的個人機密資訊遭到擅自查閱、使用或披露。倘若對於顧客和客戶機密及個人資訊使用與處理規定方面有任何疑問,我們會向公司的法務部門諮詢。

 

重要詞彙

個人資訊

「個人資訊」是廣義的詞彙,泛指任何具有獨特性且能夠用於辨別個人身分的資訊。個人的姓名、出生日期、電子郵件地址、電話號碼、住家地址、政府核發的證件號碼、支付卡號碼、財務帳戶資訊,甚或是保留在 Cookie 中的永久識別碼 (例如顧客編號) 或處理器序號,這些全都屬於個人資訊。某些人口統計資訊 (包括性別、教育或政治立場),一旦與個人資訊結合,同樣也屬於個人資訊。規範個人資訊定義與處理方式的法律因管轄區而異。

若對於個人資訊處理方式有任何疑問,請參閱 Realogy 的《資訊管理政策》《資訊安全政策》,瞭解關於個人資訊、範例以及處理規定的完整說明。

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我們一定要將所有個人資訊視為「機密」嗎?

個人資訊是廣義的詞彙,泛指與個人相關的資訊。本公司屬於服務供應商,因此可能必須使用及披露聯絡資訊等屬於客戶和顧客的個人資訊 (甚至可能需要用於進行廣告宣傳)。但是,我們使用個人資訊的時候一定要小心謹慎,因為我們收集、使用以及披露個人資訊的行為可能必須受限於法律。您應該參閱《資訊管理政策》,深入瞭解在工作上使用個人資訊的相關規定。

在美國,我們必須依規定將特定類別的個人資訊視為高度機密資訊,以利保護本公司顧客和員工的隱私權與身分。這類資訊可能包括個人的姓名加上下列任何一項資料:(1) 社會安全號碼;(2) 支付卡資訊;以及 (3) 醫療或健康資訊等等。無論是顧客、客戶,或員工,這項資訊我們一律保密。

保護機密資訊

除了員工和客戶資訊外,您可能會因為工作的緣故而能夠接觸到其他屬於 Realogy 的機密資訊。您必須妥善保護這項資訊,未經 Realogy 授權,不能對任何人透露,包括您的家人。Realogy 的機密資訊屬於本公司,無論您是否在受僱期間,一律不得為了自己的利益或 Realogy 以外之任何人或團體的利益而加以運用。若您離開公司,必須將包含機密資訊的資料全數交還給 Realogy。 請參閱 Realogy 的《資訊管理政策》,其中有針對機密資訊的部分進一步說明。

此外,您不可為了 Realogy 的利益而透露或使用前僱主的機密資訊。

我們的任何政策或做法 (包括上述保密義務) 非旨在或限制、預防、阻止或干擾員工在未事先通知 Realogy 的情況下向政府提供資訊、參與調查、作證、在有關 Realogy 過去或未來行為的訴訟中作證,或參與任何受到檢舉人法規保護的活動的權利。

重要詞彙

機密資訊

不得隨意公開的資訊。機密資訊包括您在工作上可能會定期接觸到的資料,例如廠商定價資訊、銷售資料、加盟商或客戶的名單、客戶的財務資訊、尚未公開的產品或服務,或是尚未發表的行銷資料。此外,機密資訊也包括敏感度較高而需要進一步保護的資訊,例如非公開的財務資訊、公司的秘密或重要專案 (例如研擬中的收購專案或出售公司資產或部門的專案)。

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請牢記

根據 2016 年保護營業秘密法 (Defend Trade Secrets Act) 規定,員工不會因為檢舉或調查違法行為向政府官員或律師披露商業機密而被追究刑事或民事責任。如果提交文件為密封,員工始可在訴訟 (或其他程序) 中提交的投訴或其他文件中披露商業機密。並且,若包含商業機密的文件是在密封狀態下提交的,並且該員工沒有以其他方式披露商業機密,除非遵照法院命令,聲稱因檢舉涉嫌違法行為而受到報復的員工可向其律師披露商業機密,並在法庭訴訟中使用商業機密。

身為員工…

我會:

只能將 Realogy 的機密資訊告知有正當業務理由需要知道這項資訊且有得到授權的對象。

我不會:

在我任職於其他公司的時候使用 Realogy 的機密資訊。

避免在可能會遭到竊聽的公共場所討論機密資訊。 將前僱主的機密資訊告知 Realogy。
按照《資訊管理政策》規定妥善地保存及丟棄機密資訊。 向員工、客戶、顧客或廠商探聽與另一間公司相關的機密資訊。

確實保障資訊安全

只要是公司的機密資訊,不論採用紙本或電子格式,一定要確實做好安全措施。員工是負責管理機密資訊的人,您應該採取一切措施確保在安全的情況下處理所有機密資訊,包括書面記錄以及在處理 Realogy 業務或儲存機密資訊時所用的一切裝置和軟體 (例如電腦、行動電話和智慧型手機,通稱為 Realogy 資訊技術資源)。我們都有責任妥善保護密碼,不能將密碼告知他人,一旦發現資訊遭到擅自調閱或資訊遭竊的情形,必須立即向道德與法規遵循部門和資訊安全部門報告。我們不允許任何人企圖破壞、規避、連累或損害 Realogy 的系統、安全措施或稽核措施。沒有上級主管的命令,您不可以調閱、修改、移除或破壞檔案、資料或系統。

我們秉持《資訊安全政策》,這項政策的內容清楚列明員工保管資訊的方式。我們的《安全工作環境政策》也針對在個人工作區域保管資訊時必須遵循的方式提供補充資訊。

健全的資訊管理

我們每個人都要對自己代表 Realogy 所建立、持有、收集、使用及管理的資訊負責。這項責任要求我們每一位員工在建立內容時運用常識和專業經驗。為此,您應該依據 Realogy 的《資訊管理政策》保管每一項資訊 (包括紙本和電子格式)。您不能破壞任何可能涉及違法、違反道德規範或公司政策而正在審理、有遭到滅證之風險或可能會引起訴訟(內部或外部) 調查的資訊。

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我放假的時候,我的同事經常需要用我的密碼才能進入某些系統。在這種情況下,我可以把密碼告訴對方嗎?

不行。您的部門應該備有相關程序,能夠解決員工不在辦公室時的職務代理問題,其中可能包括指定一位在您放假期間能夠使用某些系統的職務代理人。不論是否出於善意,將自己的密碼告訴其他員工絕對不是確保讓業務在您缺席時照常順利運作的正確做法。若發現任何違反密碼分享規定的情形,請向道德與法規遵循部門報告。

重要詞彙

Realogy 資訊技術資源

泛指但不限於網路和伺服器、桌上型個人電腦、筆記型電腦、個人數位助理裝置 (PDA)、行動電話、智慧型手機、列印裝置、一般電話、傳真機、語音留言以及任何其他能夠儲存或傳輸電子郵件和即時訊息等訊息,或能使用 Realogy 所提供之網際網路連線功能的電子裝置。安裝於此類裝置和資源中的軟體也包括在內。這個詞彙也可以代表用於進行 Realogy 業務但不屬於 Realogy 所有的主機或伺服器電腦、獨立型電腦、筆記型電腦以及任何其他通訊裝置、軟體、資料檔案以及網路。

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請牢記

資訊是 Realogy 最珍貴的資產之一。我們必須牢記要以負責任的態度建立、保存以及使用公司的機密資訊。我們有責任保護所有機密資訊,避免遭他人濫用。