保护信息

保护员工信息

我们重视员工的个人信息。我们尽量将收集和使用的员工个人信息局限在对实现正当法律目标或商业目的极为重要的信息,并采取措施以确保公司的信息惯例符合所有的适用法律。此外,除非员工本人授权、或履行法律目的、或在法律法规允许范围内、或法院或具有效管辖权的法庭传票或命令下,否则我们将对在 Realogy 以外披露机密员工记录或个人信息加以限制。有权接触机密员工记录的员工负有特殊责任,避免未经授权泄露此类记录中的机密信息。当然,即使身负这样的保密职责,您也可以披露或讨论自己的薪酬、工时或其他工作条件。

保护客户和顾客信息

我们也很重视顾客和客户的信息,并遵守所有关于收集、使用和披露此类信息的法律。我们努力保护客户和顾客的机密信息,防范他人在未经授权的情况下查看、使用或泄露此类信息。如果对客户和顾客的机密信息和个人信息的使用及处理规定存有任何疑问,我们将咨询法律部门。

 

关键术语

个人信息

“个人信息”是一个广义的术语,指的是具有独特性,并能识别个人身份的任何信息。个人信息包括个人姓名、出生日期、电子邮件地址、电话号码、家庭住址、政府颁发的身份证号码、支付卡号、金融账户信息乃至存储在 cookie 中的永久标识符(如顾客编号)或处理器序列号。某些人口统计信息,如性别、学历和政治面貌,与个人信息结合时,也属于个人信息。管控个人信息界定与处理的法律因司法管辖区而异。

若对如何处理个人信息有任何问题,请参见 Realogy 的《信息管理政策》《信息安全政策》,详细了解有关个人信息、示例和处理规定的完整说明。

我们是否需要将所有个人信息视为“机密”信息?

“个人信息”是一个广义的术语,指的是具有独特性,并能识别个人身份的任何信息。作为服务提供商,我们可能需要使用和披露联系方式等(甚至将其用于宣传)属于客户或顾客的个人信息。但是,世界各地法律可能对收集、使用和披露个人信息加以限制,使用此类个人信息时,我们必须始终保持谨慎。员工应查阅《信息管理政策》,获取在工作中使用个人信息的相关详细资料。

在美国,我们须将某些类别的个人信息视为高度敏感信息,以保护客户和顾客的隐私和身份。例如个人姓名,外加以下任何数据:(1) 社会保险号;(2) 支付卡信息;和 (3) 医疗或健康信息等等。我们为所有客户、顾客和员工维护此类信息的机密性。

保护机密信息

除员工和客户信息以外,您工作中还会访问 Realogy 的其他机密信息。此类信息必须严加防护,除非经 Realogy 授权,否则不得将此类信息告知任何人(包括您的家人)。Realogy 机密信息为公司所有,无论在受雇期间亦或离职以后,都不得将其用于谋取私利或为 Realogy 以外的任何一方谋取利益。如果员工离职,必须将所有包含机密信息的材料返还至 Realogy。请参阅 Realogy 的《信息管理政策》,该政策进一步阐述了机密信息的内涵。
此外,不得分享或使用前雇主机密信息,从而为 Realogy 谋取利益。
我们的员工无需事先经由 Realogy 同意,即可在针对 Realogy 过去或计划行为的诉讼中向政府提供信息、参与调查并作证,或参与任何受到检举人法令保护的活动,我们的政策或惯例不会意图或旨在限制、阻止、妨碍或干扰员工的这项权利。

 

关键术语

机密信息

不得随意公开的信息。机密信息包括工作中经常接触的材料,如供应商定价信息、销售数据、加盟商或客户名单、客户财务信息、未发布的产品或服务或未发行的营销材料。它还包括许多敏感度较高需要进一步保护的信息,如非公开财务信息、公司机密和重要项目,如计划中的收购提议或公司资产或部门的出售。

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请谨记

根据 2016 年《保护商业秘密法案》规定,员工仅出于检举或参与违法调查目的而向政府官员或律师披露商业机密,将不会承担因违反《商业秘密法案》而产生的刑事和民事责任。员工可以在诉状中,或在诉讼案件(或其他诉讼程序)中提交的其他文件中披露商业机密,而且必须以密封件形式提交。而且,员工若以密封件形式提交含有商业机密的文件且除法律指令以外员工未通过其他方式披露商业机密,而声称因检举可疑的违法活动而遭受报复,可向其律师披露商业机密并在审判程序中使用商业机密。

 

作为员工…

我会:

只能向拥有正当商业理由需要知道该信息并经过 Realogy 授权的人员分享 Realogy 的机密信息。

我不会:

在其他公司工作时使用 Realogy 的机密信息。

避免在有可能被偷听的公共区域谈论机密信息。 将前雇主的机密信息告知 Realogy。
根据《信息管理政策》安全存储和处理机密信息。 向员工、客户、顾客或供应商探听其他公司的机密信息。

确实保障信息安全

只要是公司的机密信息,无论为纸质或电子版,都务必确保其安全。作为员工,您负责保护机密信息,应该采取措施以确保所有机密信息得以安全处理,包括纸质记录以及用于开展 Realogy 业务或存储机密信息的所有装置和软件,如电脑、移动电话和智能手机(统称为 Realogy 信息技术资源)。我们都有责任确保密码安全,不能将密码告知他人,若发现任何未授权查看信息或信息失窃的状况,须立即上报至道德与合规部以及信息安全部门。我们不允许任何人企图摧毁、规避、危害或破坏 Realogy 的系统、安全措施或审计措施。未经授权,不得访问、修改、删除或破坏文件、数据和系统。

我们秉持《信息安全政策》,该政策阐明员工须维护信息安全的方式。《安全工作环境政策》 可针对您必须如何在工作场所保存各种信息提供更详细的说明。

健全的信息管理

我们每个人都对代表 Realogy 所创造、持有、收集、使用或管理的信息,付有责任。 这种责任要求我们每个人在创建内容时运用常识和专业经验。为此,员工在保管所负责的所有信息(纸质或电子版)时,都应遵守 Realogy 的《信息管理政策》。的规定,将所有信息保持在您的控制范围内,无论纸质还是电子格式。若任何信息涉及违反法律、《道德规范》或公司政策而正在审理、或有销毁证据之危险或可能会引起的法律诉讼或调查(无论是内部还是外部),则不得进行破坏。

在我度假时,同事经常需要使用我的密码访问某些系统。在这种情况下,我可以把密码告诉对方吗?

不可以。您不在公司时,所在部门应有相关程序,能够解决员工不在办公室时的职务代理问题,其中包括在您暂时离开期间,指定一位能够访问某些系统的职务代理人员。尽管将密码告知其他员工是出于好心,但这绝非确保业务在您离开时顺利运作的正确方法。将任何分享密码的违规行为上报至道德与合规部。

关键术语

Realogy 信息技术资源

包括但不限于网络和服务器、台式电脑,笔记本电脑、个人数码助手 (PDA)、移动电话、智能手机、打印装置、电话机、传真机、语音信箱及任何其他能够存储或传递信息(包括电子邮件、即时消息和能通过 Realogy 提供的网络联网)的电子装置。安装在此类装置和资源上的软件也包括在内。该术语还包括用于进行 Realogy 业务,但不属于 Realogy 的主机或服务器计算机、独立计算机、独立笔记本电脑及的任何其他通讯装置、软件、数据文件和网络。

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请谨记

信息是 Realogy 最重要的资产之一。我们必须牢记,要负责任地创建、维护和使用公司机密信息。我们有责任维护所有机密信息,避免此类信息落入不法之徒手中。