利益衝突、禮物與娛樂

解決利益衝突

身為 Realogy 員工,我們都需要對公司忠心不二,並且要為 Realogy 的最佳利益著想,根據合理的商業判斷做出商業決策。這些目標的基本前提是要避免在工作上發生利益衝突。一旦員工能夠在私人、家庭或專業等方面得到可能會干預在 Realogy 應盡之職責或導致其在進行 Realogy 工作時難以顧及客觀性或效益的利益,就有可能產生利益衝突。衝突的範圍包括提供或收受兼差工作或外部董事職位等好處,意圖維繫與廠商、客戶、其他員工與獨立承包商之間的私人關係。為維護本公司的誠信與可信度,我們必須試著避免在工作上實際或疑似產生利益衝突,也要避免令外界對本公司有這樣的觀感。即便只是觀感,也有可能破壞您本身或公司的聲譽。

我們不見得能夠避開衝突,但可以盡力向公司保持坦誠,盡可能降低衝突對公司以及工作環境造成的衝擊。請牢記,我們個人不見得能夠輕易判斷什麼樣的安排或關係可能會干擾我們的工作或令人聯想到利益衝突的存在。若您注意到實際或疑似發生利益衝突,您有義務向主管報告並撥道德規範專線通報此事。

question-green我需要報告哪些利益衝突?

我們無法預測或解決您在工作上可能會面臨到的每種衝突。辨別利益衝突的指導原則之一就是:任何可能會令您只顧及自己 (或家人/朋友) 的利益而不顧公司利益甚或會和公司利益牴觸的情況,都有可能代表衝突的存在。您必須撥道德規範專線並報告每一項衝突,在主管及道德與法規遵循部門完全知情的前提下避開或進行處理。最常見的利益衝突分為以下四類:

  • 私人關係 (與其他員工、客戶或廠商之間的關係)
  • 個人投資與商業機會 (牽涉到員工、Realogy 的機會或 Realogy 的競爭對手)
  • 工作以外的職位 (第二份工作或董事會職位)
  • 禮品與招待 (致贈或收受與工作相關的禮品或其他利益)

私人關係

因聘僱或與廠商/客戶的交易而需要作決定的時候,我們必須避免可能會對自己的判斷力造成不當影響的情況,設法做出對公司最好的抉擇。私人關係 (與家人、朋友或情侶的關係) 可能會令人更難做出正確的商業決定。即便您相信自己的判斷是客觀的商業判斷,只要具有私人關係,就有可能影響您的決定或引發這樣的觀感,從而可能產生利益衝突。因此,除了極少數的例外情況,本公司的政策一向禁止聘僱家人和交往對象在 Realogy 的同一個單位共事 (隸屬於同一位主管)。我們也不允許員工選擇、推薦或繼續聘請與自己具有私人關係的廠商,或是與此類廠商達成交易條件,除非公開雙方的關係,並且能夠大幅降低發生任何衝突的機率。

必須提出私人關係報告的時機

若您的親戚、朋友、交往對象或家庭成員符合下列條件,您就應該向主管報告這樣的私人關係,同時應撥道德規範專線向道德與法規遵循部門報告:

  • 為 Realogy 工作或正在申請為 Realogy 工作
  • 是現階段合作廠商、列為考慮合作對象之廠商、Realogy 競爭對象或與 Realogy 有關係之任何第三方 (例如客戶、加盟商或慈善機構) 的負責人或員工
  • 是與 NRT 合作的獨立銷售人員或將辦公室空間出租給 NRT
  • 所擔任的職務能夠因為與 Realogy 之間的關係而獲益

一旦發生因私人關係所致的利益衝突,應該立即報告,此後只要仍有發生衝突的可能,每年必須更新一次。

個人投資與商業機會

由於您在 Realogy 的職位,員工、客戶、廠商、獨立承包商或其他第三方都有可能向您提出與 Realogy 現有或潛在業務相關的構想與機會。一旦浮現商機,您就有責任促進公司的利益。若未事先向道德與法規遵循部門申請獲准,您不可以透過投資或其他方式尋求這些機會,或對他人提供這些機會。

此外,為避免引發其他利益衝突,我們會限制與員工和競爭對手相關的特定財務安排。隸屬於同一位主管的員工應避免在工作之外聯手進行金融投資或其他財務安排,包括貸款。我們也不允許對 Realogy 的競爭對手進行重要投資,或是進行需要全職員工投入相當多時間的投資;事先向道德與法規遵循部門申請獲准者不在此限。

必須提出個人投資報告的時機

只要個人投資牽涉到下列事項,您就必須向主管報告,同時須撥道德規範專線向道德與法規遵循部門報告:

  • 您在 Realogy 的工作,或是 Realogy 之前曾經考慮或進行過的機密構想
  • 與另一位 Realogy 員工有關的投資或向貸給另一位 Realogy 員工的大額貸款
  • 對任何 Realogy 競爭對手或房地產業廠商的重要投資
  • 創業投資且您必須積極參與或投入大量時間,可能會因此影響您履行職責的能力

您應該先向公司報告這些個人投資之後再開始安排資金投入。您必須每年更新一次個人投資衝突報告。

工作以外的職位

只要是在本公司任職期間,您應該以 Realogy 的工作為第一要務。如有外部活動 (例如在其他公司的工作、董事會職位或公職),應小心查證並確定此類活動不會佔用太多時間或會削弱您在事業上的忠誠度而影響您在 Realogy 的工作。若參與任何外部活動或組織,只要此類活動或組織符合前述任何條件,均應事先請主管及道德與法規遵循部門核准,若此類活動與組織可能與您在 Realogy 的職務相關,更應謹慎為之。

報告工作以外的職位的時機

只要是在 Realogy 工作以外的有薪或無薪職位,若牽涉到下列情況,您都應該向主管說明或撥道德規範專線向道德與法規遵循部門報告:

  • 在其他公司的工作
  • 公職
  • 任何營利組織的董事會職務
  • 在任何房地產業相關組織中擔任的職務

只要您所擔任的職位不屬於前述任何類別,您就可以不報告您在慈善組織或政黨組織擔任的義工工作。若屬必須向道德規範專線報告的外部職位,您應在接受之前報告,此後每年須更新一次。若您所提的職務可能會影響您的工作能力或可能在房地產業造成具有競爭性的利益衝突,我們可能會否決您所提出的申請。

適當的禮品和招待

只要不超過合理的限制且在合理的情況下,禮品和招待是正常的業務往來行為。例如,與顧客或廠商共進晚餐或聊表謝意的禮品通常是可以接受的商業交流行為,也可能是在商業關係中建立善意的有效方式。但是,我們必須審慎處理。禮品和招待的價值可能差異懸殊,而其目的也可能會有不同的解讀。禮品或招待活動是否符合我們的政策,取決於其價值與情況。最低限度是,Realogy 員工絕對不能向 Realogy 廠商、有合作機會的廠商或客戶索討禮品、招待甚或特殊待遇 (例如升等或折扣)。此外,我們必須非常注意一點,那就是不可利用我們在公司的職位/職銜或公司的採購權力謀取自己的利益 (甚或只是引起此類觀感)。

我們在工作上的關係一定要力求保持誠信,並且要嚴格遵守公司針對贈與和收受禮品所實施的政策,避免造成我們的商業決定會受到影響的觀感。

一般而言,只要符合下列條件,本公司允許贈與及收受有價的禮品和招待:(a) 不會被視為賄賂或企圖影響商業決定,(b) 不是為了讓當事人感到自己有義務,也不會令對方有這樣的感受,以及 (c) 不涉及下列任何一種情況:

  • 禮品價值高於 200 美元
  • 現金或等價禮品
  • 受贈者或贈禮者是政府官員或其家人或代表
  • 受禮者或贈禮者是正在與我方協商或剛剛結束協商的當事人
  • 違反法律規定或產業管理條例

若您曾經收到或打算提供的贈禮或娛樂機會可能不符合本節所列的合理禮品條件,您應該先撥道德規範專線報告禮品內容,獲准後才能著手進行。只要受禮者或贈禮者不在美國境內,您一定要事先撥道德規範專線並申請獲准。

與政府官員或公營事業機構進行生意往來時必須遵守特殊的禮品與招待規定。這個部分的法律非常複雜。如果遇到此類情況,請聯絡道德與法規遵循部門並尋求指導。如需關於禮品和招待的詳細資訊,請參閱
《Realogy 的禮品政策》