Belangenverstrengeling, geschenken en vermaak

Belangenverstrengeling rapporteren

Als werknemers van Realogy moeten we zakelijk onverdeeld loyaal zijn aan het bedrijf en zakelijke beslissingen nemen in het belang van Realogy, op basis van een gezond zakelijk oordeel. Voor deze doelstellingen is het fundamenteel om belangenverstrengeling bij de uitvoering van ons werk te vermijden. Belangenverstrengeling kan ontstaan wanneer een werknemer persoonlijke, familiale of professionele belangen heeft die mogelijk zijn of haar plichten tegenover Realogy in de weg staan of die een objectieve en effectieve uitvoering van het werk bemoeilijken. De verstrengelde belangen kunnen variëren van het geven of ontvangen van geschenken en het aannemen van parttime banen of externe bestuursfuncties tot het onderhouden van persoonlijke relaties met leveranciers, cliënten, andere werknemers en onafhankelijke contractanten. Voor de integriteit en geloofwaardigheid van ons bedrijf moeten we proberen om feitelijke, potentiële en vermeende belangenverstrengeling te voorkomen bij de uitvoering van ons werk. Zelfs schijnbare belangenverstrengeling kan uw reputatie of de reputatie van het bedrijf schaden.

Hoewel we belangenverstrengeling niet altijd kunnen vermijden, kunnen we maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de situatie transparant is en de impact ervan op ons bedrijf en onze werkomgeving minimaliseren. Denk eraan dat we als individuen vaak niet goed kunnen beoordelen of een overeenkomst of zakelijke relatie belangenconflicten kan veroorzaken. Indien u een feitelijk of potentieel belangenconflict opmerkt, bent u verplicht om dit te rapporteren aan uw leidinggevende of de Ethische Hulplijn.

question-greenWelke soorten belangenverstrengeling moet ik rapporteren?

We kunnen niet elke soort belangenverstrengeling behandelen die u kunt tegenkomen tijdens uw werk. Elke relatie of overeenkomst die uw belangen (of de belangen van een familielid of vriend) boven die van het bedrijf stelt, vormt een mogelijk geval van belangenverstrengeling. Elk geval van belangenverstrengeling moet worden gemeld, zodat de situatie kan worden vermeden of met volledig medeweten van uw leidinggevende en de afdeling Ethiek & Naleving kan worden opgevolgd dankzij rapportering aan de Ethische Hulplijn. De meest voorkomende soorten belangenconflicten kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën:

  • Persoonlijke relaties (relaties met een andere werknemer, cliënt of leverancier)
  • Persoonlijke investeringen en zakelijke kansen (met betrokkenheid van werknemers, Realogy-kansen of Realogy-concurrenten)
  • Functies buiten het werk (bv. een tweede baan of bestuursfunctie)
  • Geschenken en vermaak (het geven of ontvangen van geschenken of andere voordelen die verband houden met uw werk)

Persoonlijke relaties

Bij het nemen van beslissingen over arbeidszaken of transacties met leveranciers of cliënten, moeten we altijd de beste resultaten voor het bedrijf behalen door situaties te vermijden die ons oordeel negatief kunnen beïnvloeden. Persoonlijke relaties – zowel familiaal als vriendschappelijk of romantisch van aard – kunnen zakelijke beslissingen ingewikkeld maken. Zelfs als u van mening bent dat u een objectieve zakelijke beslissing neemt, kunnen persoonlijke relaties uw beslissingen toch beïnvloeden of lijken te beïnvloeden, en zo een belangenconflict creëren. Om die reden verbiedt ons bedrijfsbeleid, met een zeer beperkt aantal uitzonderingen, om familieleden en levenspartners aan te nemen bij hetzelfde bedrijfsonderdeel van Realogy. Ook staan we onze medewerkers niet toe om verkopers te selecteren, aan te bevelen of te behouden of voorwaarden op te stellen voor transacties met cliënten met wie zij een persoonlijke relatie onderhouden, tenzij de relatie is besproken en mogelijke belangenverstrengeling ook effectief kan worden geminimaliseerd.

Wanneer moet u een persoonlijke relatie rapporteren?

Elke mogelijkheid tot belangenverstrengeling binnen een persoonlijke relatie moet worden besproken met uw leidinggevende en de afdeling Ethiek & Naleving door rapportering aan de Ethische Hulplijn indien uw familielid, vriend, levenspartner of lid van uw huishouden:

  • Bij Realogy werkt of momenteel bij Realogy solliciteert
  • Eigenaar is van of werkzaam is voor een bestaande verkoper, een verkoper in overweging, een concurrent van Realogy of een derde die een relatie met Realogy heeft (zoals cliënten, franchisenemers of liefdadigheidsorganisaties)
  • Aangesloten is bij NRT als een onafhankelijk verkoopmedewerker of kantoorruimte verhuurt aan NRT
  • In een positie verkeert waarbij hij of zij belang heeft bij een zakelijke relatie met Realogy

Conflicten op basis van persoonlijke relaties moeten worden gemeld op het moment dat ze ontstaan en jaarlijks worden geëvalueerd zolang het potentiële conflict bestaat.

Persoonlijke investeringen en zakelijke kansen

Door uw functie bij Realogy kunnen medewerkers, cliënten, leveranciers, onafhankelijke contractanten of andere derden u ideeën en kansen voorstellen die verband houden met bestaande of potentiële zakelijke kansen voor Realogy. U bent verplicht om de belangen van het bedrijf te behartigen wanneer er zich kansen voordoen. U mag deze kansen niet benutten of doorspelen aan anderen, door investeringen of anderszins, zonder de voorafgaande toestemming van de afdeling Ethiek & Naleving.

Bovendien gelden er, om andere belangenconflicten te vermijden, beperkingen voor bepaalde financiële overeenkomsten met medewerkers en concurrenten. Werknemers binnen hetzelfde bedrijfsonderdeel mogen buiten het werk geen gezamenlijke financiële investeringen doen of andere financiële overeenkomsten aangaan, met inbegrip van leningen. Ook materiële investeringen bij concurrenten van Realogy of investeringen waarvoor een fulltime werknemer veel tijd moet vrijmaken zijn niet toegestaan, tenzij met voorafgaande toestemming van de afdeling Ethiek & Naleving.

Wanneer moet u een persoonlijke investering rapporteren?

Uw leidinggevende en de afdeling Ethiek & Naleving moeten door rapportering aan de Ethische Hulplijn over persoonlijke investeringen worden geïnformeerd indien het gaat om:

  • Uw werk bij Realogy of een vertrouwelijk idee dat Realogy eerder overwoog of doorvoerde
  • Een investering in of een aanzienlijke lening aan een andere Realogy-werknemer
  • Een materiële investering in een Realogy-concurrent of vastgoedmakelaar
  • Een investering in een zakelijke onderneming die uw actieve participatie of een aanzienlijke tijdsperiode vereist die mogelijk uw vermogen om uw taken uit te voeren in de weg kan staan

Deze persoonlijke investeringen moeten voorafgaand aan het aangaan van de financiële verbintenis bekendgemaakt worden. Conflicten op basis van persoonlijke investeringen moeten jaarlijks worden geëvalueerd.

Functies buiten het werk (bv. een tweede baan of bestuursfunctie)

Uw werk voor Realogy dient altijd voorrang te krijgen tijdens uw aanstelling bij het bedrijf. Externe activiteiten – zoals een baan bij een ander bedrijf, bestuursfuncties of een functie bij een overheidsinstantie – moeten aandachtig worden bekeken om te garanderen dat ze uw baan bij Realogy niet in de weg staan door de tijd die u eraan besteedt of door een verdeelde professionele loyaliteit. Nevenactiviteiten of verrichtingen voor externe organisaties, in het bijzonder die welke van invloed kunnen zijn op uw functie bij Realogy, moeten aan uw leidinggevende en de Ethische Hulplijn worden gemeld ter goedkeuring en om na te gaan of ze voldoen aan de vermelde criteria.

Wanneer moet u een externe functie rapporteren?

Elke betaalde of onbetaalde externe functie die u naast uw werkzaamheden voor Realogy verricht, moet worden besproken met uw leidinggevende en de afdeling Ethiek & Naleving door rapportering aan de Ethische Hulplijn voor goedkeuring, indien er sprake is van:

  • Een functie bij een ander bedrijf
  • Een overheidsfunctie
  • Een bestuurlijke functie bij een organisatie met winstoogmerk
  • Een functie in de vastgoedsector

U bent niet verplicht om vrijwilligerswerk voor liefdadige of politieke organisaties te rapporteren zolang deze functie niet in een van bovenstaande categorieën valt. Externe functies die moeten worden gerapporteerd aan de Ethische Hulplijn dienen te worden gemeld voordat de functie wordt aanvaard en moeten jaarlijks worden geëvalueerd. We kunnen uw verzoek weigeren indien de functie uw werkzaamheden voor Realogy zou kunnen beïnvloeden of als er sprake is van belangenverstrengeling binnen de vastgoedsector.

Gepaste geschenken en vermaak

Binnen redelijke grenzen en onder de juiste omstandigheden vormen geschenken en vermaak een normaal onderdeel van de zakelijke activiteiten. Een etentje met een klant of leverancier of een relatiegeschenk als teken van waardering is doorgaans een aanvaardbare zakelijke uitwisseling en kan een effectieve manier zijn om een goede zakelijke relatie op te bouwen. We moeten echter voorzichtig te werk gaan. Geschenken en vermaak kunnen sterk in waarde verschillen en hun doel kan vatbaar zijn voor interpretatie. De waarde van en omstandigheden rond een geschenk of evenement bepalen of het binnen ons beleid past. In de eerste plaats mogen werknemers van Realogy nooit vragen om een geschenk, vermaak of zelfs een speciale behandeling (zoals upgrades of kortingen) van welke leverancier, potentiële leverancier of klant van Realogy dan ook. Bovendien moeten we ervoor waken dat we onze zakelijke functies/titels of de koopkracht van het bedrijf misbruiken (of lijken te misbruiken) voor ons persoonlijke voordeel.

Het is belangrijk dat we onze zakelijke relaties met de hoogste mate van integriteit benaderen en onze zakelijke beslissingen niet laten beïnvloeden, door ons bedrijfsbeleid voor het geven en ontvangen van geschenken strikt na te leven.

Over het algemeen staat ons bedrijf het geven en ontvangen van geschenken en vermaak van waarde toe, zolang zij (a) niet kunnen worden gezien als omkoping of een poging om zakelijke beslissingen te beïnvloeden, (b) niet bedoeld zijn om verplichtingen te creëren voor de betrokken partijen en dit ook niet doen, en (c) er geen sprake is van het onderstaande:

  • Geschenken met een waarde van meer dan $200
  • Contant geld of een equivalent hiervan
  • Geschenken aan of van ambtenaren of hun familieleden of vertegenwoordigers
  • Geschenken aan of van zakelijke partners met wie wij in onderhandeling zijn of onlangs waren
  • Een schending van de wet of industrienormen

Indien u een geschenk aangeboden is of u zelf van plan bent om een geschenk of vermaak aan te bieden dat niet aan alle in dit onderdeel beschreven criteria voldoet, moet u dit melden aan de Ethische Hulplijn en goedkeuring verkrijgen alvorens verder te gaan. Alle geschenken die buiten de Verenigde Staten worden gegeven of ontvangen, moeten vooraf worden goedgekeurd door de Ethische Hulplijn.

Voor zakelijke contacten met ambtenaren of overheidsfunctionarissen gelden speciale voorschriften inzake geschenken en vermaak. Dit deel van de wet kan complex zijn. Neem contact op met de afdeling Ethiek & Naleving voor ondersteuning in dergelijke situaties. Voor meer informatie over geschenken en vermaak raadpleegt u het Cadeaubeleid van Realogy.