Conflictos de interés, regalos y entretenimiento

Cómo abordar los conflictos de interés

Como empleados de Realogy, todos debemos ofrecer nuestra completa lealtad comercial a la empresa y tomar nuestras decisiones de negocios basados en el buen juicio comercial teniendo en cuenta el mayor beneficio para Realogy. Para lograr estas metas es fundamental evitar los conflictos de interés durante el desempeño de nuestros trabajos. Un conflicto de interés puede surgir cuando un empleado tiene intereses personales, familiares o profesionales que podrían interferir con las tareas de Realogy o que podrían representar un impedimento para realizar el trabajo de Realogy de modo objetivo o eficaz. Los conflictos varían desde dar o recibir regalos hasta tomar trabajos de medio tiempo o, fuera de los cargos de directorio, mantener relaciones personales con los proveedores, clientes y otros empleados o contratistas independientes. En pos de la integridad y la credibilidad de nuestra empresa, debemos tratar de evitar conflictos de interés reales, potenciales y percibidos en nuestro trabajo. Incluso el hecho de que surja un conflicto de esa naturaleza puede dañar su reputación o la reputación de la empresa.

Si bien no siempre podemos evitar los conflictos, podemos tomar medidas con el fin de garantizar que los conflictos sean transparentes para la empresa y de minimizar su impacto en nuestra empresa y en nuestro ámbito laboral. Recuerde que, como individuos, no somos los mejores jueces para decidir si un acuerdo o una relación interfieren con nuestro trabajo o, de algún modo, generan un conflicto de interés. Si usted se entera de un conflicto de interés real o potencial, tiene la obligación de informarlo a su gerente y a la Línea del Código de ética.

question-green¿Qué conflictos de interés debo informar?

No podemos anticipar o abordar cada tipo de conflicto que usted podría encontrar en el trabajo. Cualquier relación o acuerdo que pueda tentarlo a poner sus intereses (o los intereses de un miembro de la familia o amigo) por encima de los intereses de la empresa o en competencia con ellos representa un posible conflicto. Cualquier conflicto debe informarse a la Línea del Código de ética a fin de que pueda ser evitado o gestionado con el pleno conocimiento de su gerente y del Departamento de Ética y Cumplimiento. Los tipos de conflicto más comunes se clasifican en cuatro categorías:

  • relaciones personales (relaciones con otro empleado, cliente o proveedor);
  • inversiones personales y oportunidades comerciales (relacionados con los empleados, las oportunidades de Realogy o los competidores de Realogy);
  • posiciones fuera del trabajo (un segundo trabajo o cargo de directorio);
  • regalos y entretenimiento (dar o recibir regalos u otros beneficios relacionados con su trabajo).

Relaciones personales

Al tomar decisiones sobre cuestiones de empleo o transacciones con proveedores o clientes, para poder asegurar que obtendremos los mejores resultados para la empresa debemos evitar situaciones que puedan influir sobre nuestro juicio de forma inadecuada. Las relaciones personales, ya sea con la familia, amigos o románticas, pueden complicar las decisiones comerciales. Incluso si usted cree que está ejerciendo un criterio comercial objetivo, la existencia de una relación personal puede influir, o parecer que influye, sobre sus decisiones y, en consecuencia, crear un conflicto de interés. Por tal motivo, con muy limitadas excepciones, nuestra política empresarial prohíbe que miembros de la familia y parejas sean empleados en la misma línea de información en Realogy. De forma similar, no permitimos que nuestros empleados seleccionen, recomienden o retengan a proveedores o establezcan los términos de las transacciones con clientes, con quienes ellos tienen una relación personal, salvo que la relación haya sido informada y que cualquier conflicto pueda ser eficazmente minimizado.

Cuándo informar una relación personal

Usted debe comunicar a su gerente y al Departamento de Ética y Cumplimiento todo conflicto existente en una relación personal informando a la Línea del Código de ética si su pariente, amigo, pareja o miembro de su hogar:

  • trabaja para Realogy o se está postulando para trabajar en Realogy;
  • trabaja para un proveedor existente, un proveedor que está siendo considerado, un competidor de Realogy o cualquier tercero que tenga una relación con Realogy (por ejemplo, clientes, franquiciados u organizaciones benéficas), o es propietario de estas entidades;
  • está afiliado a NRT como asociado de ventas independiente o alquila espacios de oficina a NRT;
  • se encuentra en alguna otra situación en que se beneficia de algún vínculo con Realogy.

Los conflictos existentes en las relaciones personales deben ser comunicados en el momento en que surgen, y la información debe ser actualizada de forma anual durante todo el tiempo que el conflicto potencial siga existiendo.

Inversiones personales y oportunidades de negocios

A través de su puesto en Realogy, empleados, clientes, proveedores, contratistas independientes o terceros pueden presentar ideas y oportunidades relacionadas con negocios posibles o existentes en Realogy. Tiene el deber de informar los intereses de la empresa cuando surgen oportunidades. No puede perseguir estas oportunidades, o proporcionárselas a los demás, por medio de inversiones o de alguna otra forma, sin la aprobación previa del Departamento de Ética y Cumplimiento.

Además, con el fin de evitar otros conflictos de interés, restringimos determinados acuerdos financieros que involucren a empleados y competidores. Los empleados que se encuentran en la misma línea de información deben evitar realizar inversiones financieras en conjunto u otros acuerdos financieros entre ellos, incluidos los préstamos, fuera del trabajo. Tampoco permitimos inversiones materiales en competidores o inversiones de Realogy que requieran que un empleado de tiempo completo asuma un compromiso de tiempo considerable, salvo que usted haya recibido la aprobación previa del Departamento de Ética y Cumplimiento.

Cuándo se debe informar una inversión personal

Se debe comunicar cualquier inversión personal a su gerente y al Departamento de Ética y Cumplimiento informando a la Línea del Código de ética si esta involucra:

  • su trabajo en Realogy o una idea confidencial que Realogy consideró o intentó previamente;
  • una inversión con otro empleado de Realogy o una suma considerable que le otorgue en préstamo;
  • una inversión material en cualquier competidor de Realogy o proveedor en la industria de bienes raíces;
  • una inversión en un emprendimiento comercial que requiera su participación activa o un compromiso de tiempo considerable que pueda interferir con su capacidad de realizar sus tareas.

Estas inversiones personales deben ser comunicadas antes de contraer cualquier compromiso financiero. Los informes de conflictos por inversiones personales deben actualizarse de forma anual.

Cargos fuera del trabajo

Su trabajo para Realogy debe ser su preocupación principal mientras dure su cargo en la empresa. Las actividades externas, tales como trabajos con otras empresas, cargos de directorio o cargos gubernamentales, deben evaluarse detenidamente para asegurar que no interfieran con su trabajo en Realogy, ya sea porque exijan la inversión de una cantidad de tiempo considerable o porque exijan la división de su lealtad profesional. Si la participación en actividades u organizaciones externas, particularmente aquellas que se puedan relacionar con su función en Realogy, cumple con alguno de los criterios antes mencionados, debe comunicarlo a su gerente y a la línea de Código de ética para solicitar su aprobación.

Cuándo informar un cargo fuera del trabajo

Debe comunicar a su gerente y al Departamento de Ética y Cumplimiento cualquier cargo remunerado o no remunerado que ejerza fuera de su trabajo en Realogy, informándolo a la Línea del Código de ética si éste involucra:

  • un empleo en otra empresa;
  • un cargo gubernamental;
  • un cargo de directorio con una organización con fines de lucro;
  • un rol en cualquier organización en la industria de bienes raíces.

No se requiere que usted informe ningún trabajo voluntario que realice para una organización de beneficencia o política siempre que el cargo no esté clasificado en ninguna de las categorías arriba mencionadas. Los cargos externos que requieren ser informados a la Línea del Código de ética deben divulgarse antes de aceptar el cargo, y la información debe actualizarse en forma anual. Es probable que rechacemos la solicitud si la posición puede afectar su capacidad de realizar su trabajo o si presenta un conflicto de intereses competitivos dentro de la industria de bienes raíces.

Regalos y entretenimiento adecuados

Dentro de límites razonables y en circunstancias correctas, los regalos y el entretenimiento constituyen una parte normal del negocio. Por ejemplo, cenar con un cliente o un proveedor o recibir un regalo pequeño es, por lo general, un intercambio comercial aceptable y puede ser una manera eficaz de construir la clientela y el renombre comercial en una relación de negocios. Sin embargo, debemos realizarlo con precaución. Los regalos y el entretenimiento pueden variar en gran medida, y sus propósitos pueden estar sujetos a interpretación. El valor y las circunstancias que rodean a un regalo o a un evento de entretenimiento determinarán si cumple o no con nuestras políticas. Como umbral, los empleados de Realogy nunca deben solicitar un regalo, entretenimiento o siquiera un trato especial (tales como un aumento de categoría o descuentos) de parte de ningún proveedor, proveedor potencial o cliente de Realogy. Además, debemos ser muy cuidadosos de no explotar nunca (o siquiera aparentar que explotamos) nuestros cargos/puestos corporativos o el poder de compra de la empresa para nuestro propio beneficio personal.

Es importante que conduzcamos nuestras relaciones de trabajo con el máximo nivel de integridad y trabajo para evitar cualquier percepción de influencia sobre nuestras decisiones comerciales observando estrictamente la política de nuestra empresa que rige las acciones de dar y recibir regalos.

Generalmente, nuestra empresa permite que se hagan y reciban regalos y entretenimiento de valor siempre que esto (a) no sea percibido como un soborno o un intento de influir sobre una decisión comercial, (b) no intente crear ni cree una obligación para ninguna de las partes involucradas y (c) no involucre nada de lo descrito a continuación:

  • regalos por un valor que supere USD 200;
  • regalos de dinero en efectivo o su equivalente;
  • regalos presentados a un funcionario de gobierno o miembro de su familia o representante, o recibidos de ellos;
  • regalos presentados a una parte que se encuentra realizando negociaciones actualmente o que recientemente ha concluido negociaciones con nosotros o recibidos de ella;
  • una violación de la legislación o regulación de la industria.

Si se le ha ofrecido o si intentan ofrecerle un regalo u oportunidad de entretenimiento que no cumple con todos los criterios descritos en esta sección que definen un regalo permitido, debe informar el regalo a través de la línea de Código de ética y recibir la aprobación antes proceder a aceptarlo. Todos los regalos otorgados o recibidos fuera de EE. UU. deben ser aprobados por anticipado a través de la Línea del Código de ética.

Se aplican normas especiales sobre regalos y entretenimiento cuando se realizan negocios con funcionarios o entidades gubernamentales. Esta área de la legislación puede ser compleja. Comuníquese con el Departamento de Ética y Cumplimiento para obtener orientación en tales situaciones. Para obtener más información sobre regalos y entretenimiento, consulte la Política sobre regalos de Realogy.