Conflits d’intérêts, cadeaux et divertissements

Gérer les conflits d’intérêts

En tant qu’employés de Realogy, il nous appartient de démontrer une loyauté professionnelle absolue à l’entreprise et de prendre des décisions commerciales fondées sur un bon sens commercial pour distinguer ce qui est dans l’intérêt supérieur de Realogy. Pour atteindre ces objectifs, il est fondamental d’éviter les conflits d’intérêts dans l’exécution de notre travail. Un conflit d’intérêts peut survenir lorsqu’un(e) employé(e) a des intérêts personnels, familiaux ou professionnels qui pourraient empiéter sur les responsabilités envers Realogy ou poser des difficultés pour une exécution objective ou effective du travail pour Realogy. Les conflits varient de cadeaux donnés ou reçus à l’acceptation d’emplois à temps partiel ou de postes de direction externes dans le but de maintenir des relations personnelles avec des fournisseurs, clients, autres employés et entrepreneurs indépendants. Afin de maintenir l’intégrité et la crédibilité de notre entreprise, nous devons nous efforcer d’éviter des conflits d’intérêts réels, potentiels et perçus dans le cadre de notre travail. La seule apparence d’un tel conflit peut nuire à votre réputation ou à celle de l’entreprise.

Bien qu’il ne soit pas toujours possible d’éviter des conflits, nous pouvons prendre des mesures pour assurer qu’ils soient transparents pour l’entreprise et minimiser leurs répercussions sur notre entreprise et dans notre milieu de travail. Souvenez-vous qu’individuellement, il nous est difficile de juger si une entente ou une relation est susceptible d’empiéter sur notre travail ou de créer un conflit d’intérêts d’une autre manière. Si vous prenez connaissance d’un conflit d’intérêts réel ou potentiel, vous êtes dans l’obligation de le divulguer à votre responsable et à la ligne du Code d’éthique.

question-greenQuels sont les conflits d’intérêts que je dois signaler?

Nous ne pouvons anticiper ou aborder chaque type de conflit auquel vous ferez face au travail. Le principe directeur suivant peut vous aider à identifier un conflit d’intérêts : Toute relation ou entente qui pourrait vous tenter de placer vos propres intérêts (ou les intérêts de votre famille ou d’amis) avant ou en concurrence avec les intérêts de l’entreprise présente un conflit potentiel. Tout conflit doit être signalé pour qu’il puisse être évité ou géré avec la pleine connaissance de votre responsable et du service Éthique et conformité en vous adressant à la ligne du Code d’éthique. Les types de conflits d’intérêts les plus courants se répartissent en quatre catégories :

  • Relations personnelles (relations avec d’autres employés, des clients ou des fournisseurs)
  • Investissements personnels et occasions d’affaires (impliquant le personnel, les occasions de Realogy ou les concurrents de Realogy)
  • Postes en dehors du travail (un deuxième emploi ou un poste de direction)
  • Cadeaux et divertissements (donner ou recevoir des cadeaux ou autres avantages liés à votre emploi)

Relations personnelles

Lorsque nous prenons des décisions sur des questions d’emploi ou des transactions avec des fournisseurs ou clients, nous devons assurer les meilleurs résultats pour l’entreprise en évitant des situations qui pourraient affecter notre jugement de manière inappropriée. Les relations personnelles (familiales, amicales ou sentimentales) peuvent compliquer les décisions commerciales. Même lorsque vous pensez porter un jugement commercial objectif, l’existence d’une relation personnelle peut influencer, ou influencer en apparence, vos décisions et de ce fait créer un conflit d’intérêts. Pour cette raison, avec très peu d’exceptions, notre politique d’entreprise interdit aux membres d’une même famille ou aux couples d’être employés dans la même ligne hiérarchique chez Realogy. De même, nous ne permettons pas à notre personnel de choisir, recommander ou conserver les fournisseurs ou d’établir les conditions de transaction pour les clients avec lesquels ils ont une relation personnelle, à moins que cette relation ait été révélée et que tout conflit soit effectivement minimisé.

Signaler une relation personnelle

Il est indiqué de signaler un conflit lié à une relation personnelle à votre responsable et au service Éthique et conformité en vous adressant à la ligne du Code d’éthique si votre parent, ami(e), compagnon/compagne ou un membre de votre foyer :

  • travaille pour Realogy ou a postulé auprès de Realogy;
  • Est propriétaire d’un fournisseur existant, d’un fournisseur envisagé, d’un compétiteur de Realogy ou d’un tiers en relation avec Realogy (p. ex., des clients, franchisés ou organismes de bienfaisance) ou travaille pour ceux-ci
  • est affilié(e) à NRT en tant qu’agent commercial indépendant ou loue des bureaux à NRT;
  • est autrement en mesure de bénéficier d’un lien avec Realogy.

Les conflits d’intérêts liés à des relations personnelles doivent être signalés lorsqu’ils surviennent et ces renseignements mis à jour chaque année tant qu’une possibilité de conflit existe.

Investissements personnels et occasions d’affaires

Dans le cadre de vos fonctions chez Realogy, il est possible que des employés, clients, fournisseurs, entrepreneurs indépendants ou autres tiers vous présentent des idées et occasions relatives aux contrats actuels ou potentiels de l’entreprise. Vous vous devez de promouvoir les intérêts de l’entreprise lorsque l’occasion se présente. Vous ne devez pas exploiter ces occasions ou en faire part à d’autres personnes, que ce soit par le biais d’un investissement ou par un autre moyen, sans obtenir une autorisation préalable du service Éthique et conformité.

En outre, afin d’éviter d’autres conflits d’intérêts, nous limitons certaines ententes financières visant le personnel et les concurrents. Les employés travaillant dans la même ligne hiérarchique devraient éviter de réaliser des investissements financiers joints ou de convenir d’autres ententes financières, y compris les prêts, en dehors du travail. Nous n’autorisons pas non plus les investissements matériels auprès des concurrents de Realogy ni les investissements imposant des contraintes de temps importantes aux employés à plein temps, sauf autorisation préalable de la part du service Éthique et conformité.

Signaler un investissement personnel

Un investissement personnel doit être communiqué à votre responsable et au service Éthique et conformité en vous adressant à la ligne du Code d’éthique s’il implique :

  • votre travail à Realogy ou une idée confidentielle que Realogy a auparavant envisagé ou développé;
  • un investissement avec un(e) autre employé(e) de Realogy ou un prêt important accordé à celui-ci/celle-ci;
  • un investissement matériel auprès de tout concurrent de Realogy ou fournisseur du secteur de l’immobilier;
  • un investissement dans une entreprise nécessitant votre participation active ou imposant des contraintes de temps importantes qui pourraient empiéter sur votre aptitude à remplir vos fonctions.

Ces investissements personnels devraient être communiqués avant tout engagement financier. Les renseignements concernant d’éventuels conflits en matière d’investissement personnel doivent être mis à jour chaque année.

Postes en dehors du travail

Votre travail pour Realogy doit rester au cœur de vos préoccupations au cours de votre emploi dans l’entreprise. Les activités en dehors du travail, par exemple un emploi dans une autre entreprise, un poste de direction ou gouvernemental, doivent être soigneusement examinées afin d’assurer qu’elles n’empiètent pas sur votre travail chez Realogy à cause de contraintes de temps importantes ou d’une fidélité partagée entre plusieurs entreprises. Votre participation à toutes activités ou organisations en dehors de Realogy, en particulier à celles qui se rapprochent de votre rôle dans notre entreprise, doit être signalée à votre responsable et à la ligne de Code d’éthique en vue de leur approbation si elles remplissent les critères indiqués.

Signaler un poste en dehors du travail

Tout poste rémunéré ou non rémunéré en dehors de votre travail chez Realogy doit être communiqué à votre responsable et au service Éthique et conformité en vue d’une approbation en vous adressant à la ligne du Code d’éthique s’il implique :

  • un emploi dans une autre entreprise;
  • un poste gouvernemental;
  • un poste de direction dans une organisation à but lucratif;
  • un rôle dans toute organisation dans l’industrie de l’immobilier.

Vous n’êtes pas obligé(e) de signaler votre travail de bénévole pour des associations caritatives ou politiques tant que le poste en question n’entre pas dans l’une des catégories ci-dessus. Les postes en dehors du travail chez Realogy doivent être signalés à la ligne du Code d’éthique avant d’accepter un emploi et ces renseignements doivent être mis à jour chaque année. Nous pouvons refuser une demande si le poste concerné risque de compromettre votre aptitude à remplir vos fonctions ou présente un conflit d’intérêts dans l’industrie de l’immobilier.

Types de cadeaux et de divertissements appropriés

Dans des limites raisonnables et selon des circonstances favorables, les cadeaux et divertissements constituent une partie intégrante des activités commerciales. Par exemple, un dîner avec un client ou fournisseur ou un cadeau en gage de remerciement est généralement un échange commercial acceptable et peut être un geste commercial efficace pour développer une relation commerciale. Cependant, nous devons faire preuve de prudence. La valeur des cadeaux et des divertissements varie considérablement et leur but demeure sujet à interprétation. La valeur et les conditions qui entourent un cadeau ou un événement de divertissement détermineront si celui-ci est conforme à nos politiques. Il convient d’emblée de préciser que les employés de Realogy ne doivent jamais demander un cadeau, un divertissement, ni même un traitement de faveur (comme des surclassements ou des réductions) auprès d’un fournisseur, fournisseur éventuel ou client éventuel de Realogy. De plus, nous devons tout particulièrement veiller à ne jamais exploiter (ni même donner l’impression d’exploiter) notre poste/fonction au sein de l’entreprise ou le pouvoir d’achat de l’entreprise à notre propre avantage.

Il est important d’entretenir nos relations au travail avec le plus haut degré d’intégrité et de nous efforcer d’éviter toute perception d’une influence sur nos décisions commerciales en adhérant strictement à notre politique d’entreprise concernant les cadeaux donnés et reçus.

En règle générale, notre entreprise nous autorise à donner et à recevoir des cadeaux et divertissements de valeur tant qu’ils (a) ne sont pas perçus comme des pots-de-vin ou une tentative d’influencer une décision commerciale; (b) ne sont pas destinés à créer, et ne créent pas, un sens de l’obligation pour toute partie concernée; et (c) n’impliquent pas les éléments suivants :

  • Cadeaux d’une valeur supérieure à 200 USD
  • Dons en espèces ou équivalent
  • Cadeaux à ou de la part d’un(e) représentant(e) gouvernemental(e) ou d’un membre de sa famille ou d’un représentant
  • Cadeaux à ou de la part d’une partie engagée dans des négociations actives ou récemment conclues avec nous
  • Violation de la loi ou du code de l’industrie

Si on vous a offert ou vous avez l’intention d’offrir un cadeau ou divertissement qui ne répond pas aux critères énoncés dans cette section détaillant les cadeaux autorisés, veuillez signaler le cadeau en question en vous adressant à la ligne du Code d’éthique et obtenez une autorisation avant d’accepter ou d’offrir. Tous les cadeaux donnés ou reçus en dehors des États-Unis doivent être approuvés au préalable par la ligne du Code d’éthique.

Des réglementations particulières sur les cadeaux et divertissements s’appliquent lorsque vous faites affaire avec des représentants gouvernementaux ou des entreprises gouvernementales. Ce domaine de la loi peut s’avérer complexe. Si vous rencontrez ce genre de situation, veuillez communiquer avec le service Éthique et conformité pour obtenir des conseils. Pour de plus amples renseignements concernant les cadeaux et les divertissements, veuillez consulter la Politique en matière de cadeaux de Realogy.