Informatie beschermen

Bescherming van werknemersinformatie

We respecteren de persoonlijke informatie van onze werknemers. We proberen om de persoonlijke informatie die wij van onze werknemers verzamelen en gebruiken en die nodig is voor onze legitieme juridische of zakelijke doelstellingen te beperken en we zorgen ervoor dat ons informatiebeleid conform alle van toepassing zijnde wetten is. Bovendien beperken we de openbaarmaking van vertrouwelijke personeelsdossiers of persoonlijke informatie buiten Realogy om, dit behoudens instemming van de werknemer voor een legitiem doel of zoals toegestaan of wettelijk vereist door wet- en regelgeving, een dagvaarding of een bevel uitgevaardigd door een gerechtelijke instantie of een bevoegde rechtbank. Werknemers die toegang hebben tot vertrouwelijke personeelsdossiers, dragen de verantwoordelijkheid om de ongeautoriseerde openbaarmaking van de vertrouwelijke informatie in die dossiers te voorkomen. Deze geheimhoudingsplicht belet u echter niet om uw eigen loon, werkuren of andere arbeidsvoorwaarden te bespreken.

Bescherming van cliënt- en klantinformatie

We hechten veel waarde aan onze cliënt- en klantinformatie en voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten voor de verzameling, het gebruik en de openbaring van deze informatie. We streven ernaar om vertrouwelijke informatie van onze cliënten en klanten veilig te stellen en hun vertrouwelijke persoonlijke informatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik of openbaring.

 

Sleutelbegrippen

PERSOONLIJKE INFORMATIE

‘Persoonlijke informatie’ is een brede benaming voor informatie over een bepaald individu. Voorbeelden van persoonlijke informatie zijn iemands naam, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, adres, burgerservicenummer, betaalkaartnummers, financiële informatie of zelfs unieke identificatiecodes (bijvoorbeeld klantnummers) die opgeslagen zijn door middel van een cookie of een serienummer van een processor. Wetten die de definitie en behandeling van persoonlijke informatie reguleren, kunnen per rechtsgebied verschillen.

Voor vragen over de verwerking van persoonlijke gegevens verwijzen we naar het Informatiebeleid en het Informatiebeveiligingsbeleid van Realogy. Daarin vindt u meer uitleg over persoonlijke informatie, voorbeelden en de behandeling ervan.

QA-purple-dutch

Zijn we verplicht om alle persoonlijke informatie ‘vertrouwelijk’ te behandelen?

Persoonlijke informatie is een brede benaming voor informatie over een bepaalde persoon. Als dienstverlener kunnen we worden verplicht om persoonlijke informatie, zoals contactgegevens, te gebruiken en openbaar te maken voor onze cliënten en klanten. We moeten echter altijd voorzichtig omgaan met persoonlijke informatie, aangezien wet- en regelgeving wereldwijd de verzameling, het gebruik en de openbaarmaking van persoonlijke informatie kan beperken. U kunt ons Informatiebeleid raadplegen voor meer details over het gebruik van persoonlijke informatie tijdens uw werkzaamheden.

In de Verenigde Staten moeten bepaalde categorieën persoonlijke informatie extra zorgvuldig worden behandeld om de privacy en de identiteit van onze klanten en medewerkers te beschermen. Voorbeelden hiervan zijn de naam van een persoon en onderstaande elementen: (1) Burgerservicenummer; (2) creditcardgegevens; en (3) medische of gezondheidsinformatie, om er een paar te noemen. Wij handhaven de vertrouwelijkheid van deze informatie voor al onze klanten, cliënten en medewerkers.

Vertrouwelijke informatie beschermen

Naast werknemers- en klantinformatie kunt u dankzij uw functie ook toegang hebben tot andere vertrouwelijke informatie die toebehoort aan Realogy. Deze informatie moet worden beschermd en mag zonder de uitdrukkelijke toestemming van Realogy met niemand worden gedeeld, ook niet met uw familieleden. Vertrouwelijke informatie van Realogy behoort toe aan het bedrijf en kan niet worden gebruikt voor uw eigen voordeel of het voordeel van een partij anders dan Realogy, zowel tijdens als na uw dienstverband. Indien u niet langer werkzaam bent voor het bedrijf, moet u alle materialen die vertrouwelijke informatie bevatten indienen bij Realogy. We verwijzen daarbij naar het Informatiebeleid van Realogy, dat vertrouwelijke informatie nader definieert.

Deel of gebruik bovendien geen vertrouwelijke informatie van uw vorige werkgevers in het voordeel van Realogy.

Met geen van onze beleidsregels of praktijken, met inbegrip van de geheimhoudingsplicht die hierboven werd besproken, willen of zullen we het recht van een werknemer beperken, verijdelen, verhinderen of belemmeren om, zonder voorafgaande kennisgeving aan Realogy, informatie aan de overheid te verstrekken, deel te nemen aan onderzoeken, te getuigen bij procedures met betrekking tot eerder of toekomstig gedrag van Realogy of deel te nemen aan activiteiten die beschermd zijn conform de wetten inzake klokkenluiders.

Sleutelbegrippen

VERTROUWELIJKE INFORMATIE

Informatie die niet openbaar toegankelijk is. Vertrouwelijke informatie omvat materialen die u regelmatig kunt tegenkomen bij uw werk, zoals prijsstellingen van leveranciers, verkoopcijfers, franchisenemer- of cliëntlijsten, financiële informatie van cliënten, nog niet verkrijgbare producten of diensten of nog niet uitgebracht marketingmateriaal. Het omvat ook gevoeligere informatie waarvoor meer beschermende maatregelen getroffen moeten worden, zoals niet-openbare financiële informatie, bedrijfsgeheimen en belangrijke projecten, zoals voorgenomen acquisities of de verkoop van bedrijfsactiva of -onderdelen.

remember-purple

ONTHOUD

Krachtens de Defend Trade Secrets Act (Amerikaanse wet voor bescherming van handelsgeheimen) van 2016, kan een werknemer volgens wetten inzake handelsgeheimen niet strafrechtelijk of burgerlijk aansprakelijk worden gesteld, voor het in vertrouwen prijsgeven van een handelsgeheim aan een overheidsfunctionaris of advocaat, met als enige doel om een overtreding van de wet te melden of te onderzoeken. Werknemers kunnen handelsgeheimen in een klacht of ander document onthullen, dat bij een rechtszaak (of andere procedure) gedeponeerd wordt, indien het gedeponeerde verzegeld is. Bovendien kan een werknemer, die beweert dat er vergelding heeft plaatsgevonden voor het melden van een vermoedelijke overtreding van de wet, een handelsgeheim aan zijn of haar advocaat bekendmaken en dat handelsgeheim gebruiken tijdens de gerechtelijke procedures, indien het document met daarin het handelsgeheim verzegeld wordt ingediend en de werknemer het handelsgeheim niet op andere wijze onthult, behalve wanneer de rechtbank dit vereist.

 

ALS WERKNEMER…

VERBIND IK MIJ ERTOE OM:

Vertrouwelijke informatie van Realogy uitsluitend te delen met mensen die een legitieme zakelijke reden hebben om die informatie te kennen en hiertoe bevoegd zijn.

VERBIND IK MIJ ER TOE OM NIET:

Vertrouwelijke informatie van Realogy te gebruiken tijdens mijn tewerkstelling voor een ander bedrijf.

Geen vertrouwelijke informatie te bespreken in openbare ruimtes waar andere deze kunnen horen. Vertrouwelijke informatie van mijn voormalige werkgevers te delen met Realogy.
Vertrouwelijke informatie op te slaan en te verwijderen overeenkomstig het Informatiebeleid. Vertrouwelijke informatie van een ander bedrijf op te vragen bij medewerkers, cliënten, klanten of leveranciers.

Zorgvuldige informatiebeveiliging

Onze vertrouwelijke bedrijfsformatie moet veilig worden bewaard, op papier of in elektronisch formaat. Als werknemer bent u verantwoordelijk voor vertrouwelijke informatie en dient u maatregelen te treffen om te garanderen dat alle vertrouwelijke informatie veilig wordt verwerkt. Dit geldt voor zowel gedrukte documenten als voor alle apparatuur en software die wordt gebruikt voor zaken of om vertrouwelijke informatie van Realogy op te slaan, zoals computers, tablets en smartphones (vaak aangeduid als IT-middelen van Realogy). Het is ieders verantwoordelijkheid om wachtwoorden veilig te bewaren, deze niet te delen met anderen en onmiddellijk de afdelingen Ethiek & Naleving en Informatiebeveiliging te informeren bij onbevoegde toegang of verloren geraakte gegevens. We verlenen niemand toestemming om systemen, beveiligings- of controlemaatregelen van Realogy te vernietigen, te omzeilen, in gevaar te brengen of te ondermijnen. Zonder uitdrukkelijke toestemming mag u geen gegevens, systemen of bestanden wijzigen, verwijderen of vernietigen.

We beschikken over een Informatiebeveiligingsbeleid waarin wordt beschreven hoe werknemers moeten omgaan met informatie. Ons Beleid voor een veilige werkomgeving biedt aanvullende informatie over informatiebeheer op de werkvloer.

Verstandig informatiebeheer

Ieder van ons is verantwoordelijk voor de informatie die we creëren, bezitten, verzamelen, gebruiken en beheren namens Realogy. Deze verantwoordelijkheid vereist dat we verstandig en professioneel omgaan met de content die we creëren. Daartoe dient u zelf het beheer te houden over alle informatie, zowel op papier als elektronisch, overeenkomstig het Informatiebeleid van Realogy. U mag geen informatie vernietigen die mogelijk relevant is voor eventuele lopende, dreigende of voorzienbare geschillen of onderzoeken (intern of extern) die verband houden met een schending van de wet, de Ethische Code of het bedrijfsbeleid.

QA-purple-dutch

Als ik op vakantie ben, heeft mijn collega vaak mijn wachtwoord nodig voor de toegang tot bepaalde systemen. Kan ik mijn wachtwoord delen in deze situatie?

Nee. Uw afdeling moet over procedures beschikken voor werknemers die niet aanwezig zijn, zoals het tijdelijk toekennen van toegang tot bepaalde systemen tijdens uw afwezigheid. Het delen van uw wachtwoord met een andere werknemer is, hoewel goedbedoeld, niet de juiste handelswijze tijdens uw afwezigheid. Meld schendingen met betrekking tot het delen van wachtwoorden aan de afdeling Ethiek & Naleving.

Sleutelbegrippen

IT-MIDDELEN VAN REALOGY

Verwijst naar, maar is niet beperkt tot, netwerken en servers, desktop pc’s, laptops, personal digital assistants (PDA’s), tablets, mobiele telefoons, smartphones, printers, telefoons, faxmachines, voicemail en andere elektronische apparaten die geschikt zijn voor het opslaan of verzenden van informatie, waaronder e-mail, instant messaging en internettoegang, voorzien door Realogy. Dit omvat ook de geïnstalleerde software op dergelijke apparaten en middelen. De term verwijst tevens naar host- of servercomputers, stand-alone computers, laptops en andere communicatieapparaten, software, databestanden en netwerken die niet van Realogy zijn, maar door en voor Realogy worden gebruikt.

remember-purple

ONTHOUD

Informatie is een van de meest waardevolle activa van Realogy. We moeten vertrouwelijke informatie van ons bedrijf op verantwoorde wijze creëren, behandelen en gebruiken. Het is onze plicht om vertrouwelijke informatie te beschermen, zodat deze niet in verkeerde handen terecht kan komen.