Interessenkonflikte, Zuwendungen und Einladungen

In angemessener Form mit Interessenkonflikten umgehen

Als Mitarbeiter von Realogy sollte unsere ungeteilte Loyalität dem Unternehmen gehören. Wir sollten unsere geschäftlichen Entscheidungen auf der Basis vernünftiger unternehmerischer Beurteilungen treffen, welche die Interessen von Realogy in den Vordergrund rücken. Ein fundamentales Element dieser Ziele ist die Vermeidung von Interessenkonflikten bei der Ausübung unserer Tätigkeit. Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn ein Mitarbeiter ein persönliches, familiäres oder professionelles Interesse hat, das mit seinen Pflichten gegenüber Realogy schwer vereinbar ist oder ein objektives und effektives Arbeiten für Realogy erschwert. Konflikte reichen vom Geben oder Nehmen von Geschenken über Teilzeitjobs oder Aufsichtsratspositionen bei anderen Unternehmen bis hin zu persönlichen Beziehungen zu Dienstleistern, anderen Mitarbeitern oder unabhängigen Vertriebspartnern. Zum Schutze der Integrität und Glaubwürdigkeit unseres Unternehmens müssen wir tatsächliche, potenzielle und wahrgenommene Interessenkonflikte zu vermeiden versuchen. Selbst wenn es nur den Anschein hat, dass ein solcher Interessenkonflikt besteht, kann dies unserem Ruf bzw. dem Ruf des Unternehmens schaden.

Zwar können wir Konflikte nicht immer vermeiden, aber wir müssen die nötigen Schritte einleiten, um sicherzustellen, dass sie für das Unternehmen klar zu erkennen sind, um so die Auswirkungen auf das Unternehmen und unser Arbeitsumfeld auf das Minimum zu begrenzen. Wir sollten daran denken, dass wir als Individuen nicht immer in der besten Position sind, um beurteilen zu können, ob ein Arrangement oder eine Beziehung sich auf unsere Arbeit auswirken oder einen Interessenkonflikt schaffen könnte. Wenn Sie einen tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt wahrnehmen, dann müssen Sie diesen Ihrem Manager und der Verhaltenskodex-Hotline melden.

question-greenWelche Interessenkonflikte muss ich melden?

Wir können nicht jeden möglichen Interessenkonflikt voraussehen, mit dem Sie im Arbeitsleben konfrontiert werden könnten. Ein Leitprinzip für das Erkennen eines Interessenkonflikts: Eine Beziehung bzw. ein Arrangement, das Sie dazu verleiten könnte, Ihre eigenen Interessen (bzw. die eines Familienmitglieds oder Freundes) über die des Unternehmens zu stellen, schafft möglicherweise einen Konflikt. Jeder Konflikt muss gemeldet werden, so dass er entweder vermieden oder gelöst werden kann. Ihr Manager und die Abteilung für Werte & Compliance müssen über die Verhaltenskodex-Hotline informiert werden. Die häufigsten Interessenkonflikte verteilen sich auf vier Kategorien:

  • Persönliche Beziehungen (Beziehungen mit einem Mitarbeiter, Kunden oder Dienstleister)
  • Persönliche Investitionen und geschäftliche Gelegenheiten (bei Mitarbeitern bzw. Gelegenheiten bei Realogy oder seinen Wettbewerbern)
  • Positionen außerhalb der Arbeit (Zweitjob oder Vorstandsposition)
  • Zuwendungen und Einladungen (im Berufsleben Geschenke oder andere Zuwendungen geben oder annehmen)

Persönliche Beziehungen

Wenn wir beschäftigungspolitische Entscheidungen treffen oder Transaktionen mit Dienstleistern oder Kunden abwickeln, müssen wir die bestmöglichen Resultate für das Unternehmen im Auge behalten, indem wir Situationen vermeiden, die unsere Urteilsfähigkeit beeinträchtigen würden. Persönliche Beziehungen – z.B. mit Familienmitgliedern, mit Freunden oder Partnern – können geschäftliche Entscheidungen verkomplizieren. Selbst wenn Sie der Meinung sind, dass Sie objektive Entscheidungen treffen, kann eine persönliche Beziehung Ihr Urteilsvermögen beeinflussen oder zumindest den Anschein erwecken, dass dies der Fall ist, was einen Interessenkonflikt bedeuten könnte. Aus diesem Grund untersagen es unsere Unternehmensrichtlinien (mit wenigen Ausnahmen), dass Familienmitglieder oder Paare in derselben Berichtslinie bei Realogy tätig sind. Darüber hinaus ist es unseren Mitarbeitern auch nicht gestattet, Dienstleister auszuwählen, zu empfehlen oder zu übernehmen, oder Transaktionsbedingungen mit Kunden festzulegen, zu denen sie eine persönliche Beziehung haben, es sei denn diese Beziehung wurde offengelegt und potenzielle Konflikte können so weit wie möglich ausgeräumt werden.

Wann sollte eine persönliche Beziehung gemeldet werden?

Jeder Konflikt durch persönliche Beziehungen muss Ihrem Manager und der Abteilung für Werte & Compliance über die Verhaltenskodex-Hotline gemeldet werden. Dies ist dann der Fall, wenn ein Verwandter, Freund, Partner oder ein Mitglied Ihres Haushalts:

  • Für Realogy arbeitet oder sich für eine Position bei Realogy bewirbt
  • Für einen bestehenden Lieferanten, einen potentiellen Lieferanten, einen Mitbewerber von Realogy oder irgendeinen Dritten, der in Beziehung zu Realogy (z.B. Kunden, Franchisenehmer oder karitative Organisationen) steht, arbeitet oder diesen besitzt.
  • Als unabhängiger Vertriebspartner mit NRT in Beziehung steht oder Büroräume an NRT vermietet
  • In jeglicher anderer Form von einer Verbindung mit Realogy profitiert

Konflikte aufgrund persönlicher Beziehungen sollten gemeldet werden, sobald sie auftauchen, und jährlich neu überprüft werden, solange der potenzielle Konflikt besteht.

Persönliche Investitionen und geschäftliche Gelegenheiten

Durch Ihre Position bei Realogy könnten sich Ideen und Gelegenheiten ergeben, die mit bereits bestehenden oder potenziellen geschäftlichen Aktivitäten mit Mitarbeitern, Kunden, Dienstleistern, unabhängigen Vertriebspartnern und anderen Drittparteien in Verbindung stehen. Sie haben die Pflicht, die Interessen des Unternehmens voranzutreiben, wann immer sich eine Gelegenheit ergibt. Sie dürfen diese Gelegenheiten ohne vorherige Absprache mit der Abteilung für Werte & Compliance weder selbst nutzen noch an andere vermitteln, ob durch Investitionen oder andere Mittel.

Darüber hinaus beschränken wir bestimmte finanzielle Arrangements zwischen Mitarbeitern und Wettbewerbern, um andere Interessenkonflikte zu vermeiden. Mitarbeiter derselben Berichtlinie sollten außerhalb der Arbeit gemeinsame finanzielle Investitionen oder andere finanzielle Vereinbarungen (inkl. Kredite) vermeiden. Auch finanzielle Investitionen, die den Wettbewerbern von Realogy zugutekommen oder von einem Vollzeitmitarbeiter erheblichen Zeitaufwand verlangen, sind ohne vorherige Absprache mit der Abteilung für Werte & Compliance untersagt.

Wann sollte eine persönliche Investition gemeldet werden?

Persönliche Investitionen müssen Ihrem Manager und der Abteilung für Werte & Compliance über die Verhaltenskodex-Hotline gemeldet werden, wenn sie:

  • Ihre Arbeit bei Realogy oder eine vertrauliche Idee betreffen, die von Realogy zuvor in Betracht gezogen oder verfolgt wurde
  • Eine gemeinsame Investition mit bzw. einen erheblichen Kredit an einen anderen Mitarbeiter von Realogy betreffen
  • Eine materielle Investition bei einem Wettbewerber von Realogy oder einem Immobilienanbieter nach sich ziehen
  • Eine Investition in ein Geschäftsvorhaben betreffen, das aktive Teilnahme oder einen erheblichen Zeitaufwand verlangt und daher die Erfüllung Ihrer Pflichten erschweren könnte

Diese persönlichen Investitionen sollten offengelegt werden, bevor eine finanzielle Verpflichtung entsteht. Konflikte im Rahmen persönlicher Investitionen sollten jährlich neu überprüft werden.

Positionen außerhalb der Arbeit

Ihre Arbeit bei Realogy sollte während Ihrer gesamten Anstellungszeit im Fokus stehen. Aktivitäten außerhalb der Arbeit – wie beispielsweise Anstellungen bei einem anderen Unternehmen, Vorstands- oder Regierungspositionen – sollten mit Sorgfalt überdacht werden, um sicherzustellen, dass sie die Erfüllung Ihrer Aufgabe bei Realogy nicht aufgrund erheblichen Zeitaufwands behindern oder Ihre Loyalität gefährden. Die Teilnahme an Aktivitäten oder Organisationen außerhalb Ihres Tätigkeitsfelds bei Realogy, insbesondere solche, die ihre Rolle bei Realogy betreffen könnten, sollte Ihrem Manager und der Verhaltenskodex-Hotline gemeldet werden, falls sie eines der genannten Kriterien erfüllen.

Wann sollte eine Position außerhalb der Arbeit gemeldet werden?

Alle bezahlten oder unbezahlten Positionen außerhalb Ihrer Tätigkeit bei Realogy sollten über die Verhaltenskodex-Hotline Ihrem Manager und der Abteilung für Werte & Compliance gemeldet werden, wenn sie folgende Kriterien erfüllen:

  • Eine Anstellung bei einem anderen Unternehmen
  • Eine Regierungsposition
  • Eine Vorstandsposition bei einer nicht-gemeinnützigen Organisation
  • Eine Rolle bei einer Organisation in der Immobilienbranche

Ehrenamtliche Tätigkeiten für wohltätige oder politische Organisationen müssen Sie nicht melden, solange sie nicht zu einer der obengenannten Kategorien zählen. Positionen außerhalb Ihrer Tätigkeit bei Realogy, die der Verhaltenskodex-Hotline gemeldet werden müssen, müssen offengelegt werden, bevor Sie die Position annehmen, und jährlich neu geprüft werden. Wir können den Antrag ablehnen, wenn die Position die Ausführung Ihrer Tätigkeit beeinträchtigen könnte oder einen Wettbewerbs-Interessenkonflikt innerhalb der Immobilienbranche zur Folge haben könnte.

Angemessene Zuwendungen und Einladungen

Zuwendungen und Einladungen sind innerhalb vernünftiger Grenzen ein normaler Teil des Arbeitslebens. Beispielsweise sind ein Abendessen mit einem Kunden oder Dienstleister oder ein kleines Geschenk als Zeichen der Wertschätzung üblicherweise akzeptable Geschäftspraktiken und können einer Geschäftsverbindung durchaus zuträglich sein. Allerdings müssen wir mit Vorsicht vorgehen. Zuwendungen und Einladungen können von sehr unterschiedlichem Wert sein und ihr Zweck kann oft in verschiedener Weise gedeutet werden. Der Wert und die Umstände bestimmen bei Zuwendungen und Einladungen, ob sie mit unseren Richtlinien übereinstimmen. Es ist unbedingt festzuhalten, dass Mitarbeiter von Realogy niemals eine Zuwendung, eine Einladung oder eine spezielle Behandlung (z.B. Upgrades oder Rabatte) von einem Realogy-Dienstleister, potenziellen Dienstleister oder Kunden verlangen können. Darüber hinaus müssen wir sicherstellen, dass wir unsere berufliche Position/unseren Titel oder die Kaufkraft unseres Unternehmens nie zu unserem persönlichen Vorteil ausnutzen (oder den Anschein erwecken, dies zu tun).

Es ist wichtig, dass wir unsere professionellen Beziehungen mit dem höchsten Grad an Integrität pflegen und niemals den Eindruck erwecken, dass unsere geschäftlichen Entscheidungen beeinflusst werden könnten. Dies gelingt uns, indem wir uns strikt an unsere Firmenrichtlinien zum Thema Geschenke geben oder annehmen halten.

Generell gilt, dass unser Unternehmen Zuwendungen und Einladungen eines bestimmten Wertes erlaubt, soweit sie (a) nicht als Bestechungsversuch oder Versuch der Einflussnahme auf geschäftliche Entscheidungen gedeutet werden könnten, (b) für alle involvierten Parteien weder eine Verpflichtung darstellen sollen noch tatsächlich sind, und (c) keine der folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Geschenke, deren Wert 200 US $ übersteigt
  • Bargeldgeschenke bzw. das Äquivalent
  • Geschenke an oder von Regierungsbeamten bzw. deren Familienmitgliedern oder Vertretern
  • Geschenke an oder von einer Partei, die aktiv an Verhandlungen mit uns teilnimmt oder diese unlängst abgeschlossen hat
  • Verletzung eines Gesetzes bzw. einer Gewerbeverordnung

Wenn Ihnen eine Zuwendung oder Einladung angeboten wurde oder Sie sich mit dem Gedanken tragen, eine Zuwendung oder Einladung anzubieten, die nicht alle Kriterien erfüllt, die in diesem Abschnitt genannt wurden, dann sollten Sie die Verhaltenskodex-Hotline kontaktieren, um eine Einwilligung dafür zu erhalten. Alle Geschenke, die außerhalb der USA übergeben bzw. empfangen werden, müssen vorher von der Verhaltenskodex-Hotline genehmigt werden.

Bei Geschäften mit Regierungsbeamten oder anderen Regierungskörpern gelten besondere Regeln für Zuwendungen und Einladungen. Dieser Bereich des Gesetzes kann sehr kompliziert sein. Wenden Sie sich mit allen Bedenken oder Fragen zu derartigen Situationen an die Abteilung für Werte & Compliance. Weitere Informationen zu Zuwendungen und Einladungen finden Sie in den Realogy-Geschenkrichtlinien.