Protección de la información

Cómo proteger la información del empleado

Valoramos la información personal de nuestros empleados. Tratamos de limitar la información personal que recolectamos y usamos sobre los empleados a la información necesaria para satisfacer nuestros objetivos legítimos legales o comerciales, y tomamos medidas para garantizar que nuestras prácticas de información cumplan con todas las leyes aplicables. Además, limitamos la divulgación de los registros confidenciales de los empleados o de la información personal fuera de Realogy, salvo cuando un empleado lo autorice para satisfacer un propósito legítimo o cuando una ley, regulación, citación u orden emitida por una corte o tribunal de jurisdicción competente lo permita o lo requiera. Los empleados con acceso a los registros confidenciales de los empleados tienen una responsabilidad especial para evitar la divulgación no autorizada de la información confidencial contenida en esos registros. No obstante, este deber de confidencialidad no le prohíbe divulgar o analizar sus propios sueldos, horas u otras condiciones laborales.

Cómo proteger la información del cliente

También valoramos la información de nuestros clientes y cumplimos con todas las leyes que rigen su recopilación, uso y divulgación. Hacemos nuestro mejor esfuerzo por proteger la información confidencial de nuestros clientes y por salvaguardar su información personal confidencial contra el acceso, uso o divulgación no autorizados.

 

Término clave

INFORMACIÓN PERSONAL

“Información personal” es un término amplio para referirse a cualquier información que identifique exclusivamente a una persona. Entre los ejemplos de información personal se pueden mencionar el nombre de una persona, su fecha de nacimiento, dirección de correo electrónico, número de teléfono, domicilio particular, número de identificación emitido por el gobierno, números de tarjetas de pago, información de cuentas financieras o incluso un identificador constante (por ejemplo, número de cliente) que se mantenga en un cookie o en número de serie de procesador. Las leyes que rigen la definición y el tratamiento de la información personal varían por jurisdicción.

Si tiene preguntas sobre cómo manejar la información personal, consulte la Política de manejo de información y la Política de seguridad de la información de Realogy para obtener una explicación completa de la información personal, ejemplos y requisitos de manipulación.

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¿Se nos requiere mantener toda la información personal de forma “confidencial”?

Información personal es un término amplio para definir la información relacionada con una persona. Como proveedores de servicios, se nos puede solicitar usar y divulgar (incluso publicitar) información personal, tal como la información de contacto, para nuestros clientes. Pero, cuando utilicemos la información personal, siempre debemos tener en cuenta que las leyes en diferentes lugares del mundo pueden imponer restricciones a nuestro modo de recopilar, usar y divulgar la información personal. Usted debe consultar la Política de manejo de información para obtener información más detallada sobre el modo en que puede usar la información personal cuando realiza su trabajo.

En EE. UU., ciertas categorías de información personal deben ser tratadas con extrema precaución con el fin de proteger la privacidad y la identidad de nuestros clientes y empleados. Entre estos ejemplos, se pueden mencionar el nombre de una persona además de cualquiera de los siguientes elementos de información: (1) número de Seguro Social; (2) información de la tarjeta de pago y (3) información médica o de salud, solo por nombrar algunos. Mantenemos la confidencialidad de esta información para todos los clientes y empleados.

Protección de la información confidencial

Además de la información del empleado y del cliente, su trabajo también podría darle acceso a otra información confidencial que pertenezca a Realogy. Esta información debe permanecer protegida, y usted no puede compartirla con nadie, incluidos los miembros de su familia, salvo que tenga autorización de Realogy para hacerlo. La información confidencial de Realogy pertenece a la empresa y no se puede usar para su propio beneficio o para el beneficio de ninguna parte que no sea Realogy, sea durante el desarrollo de su empleo o con posterioridad. Si usted deja de trabajar en la empresa, debe restituir a Realogy todos los materiales que contengan información confidencial. Consulte la Política de manejo de información de Realogy, que define la información confidencial con mayor precisión.

Además, no comparta ni use información confidencial de su empleador previo para el beneficio de Realogy.

Nuestras políticas o prácticas, incluidas las obligaciones de confidencialidad mencionadas anteriormente, no están destinadas a limitar, evitar, impedir el ejercicio del derecho de los empleados de, sin previo aviso a Realogy, proporcionar información al gobierno, participar en investigaciones, testificar en procesos judiciales relacionados con la conducta pasada o futura de Realogy, o de involucrarse en actividades protegidas por las leyes de protección del denunciante. Tampoco están pensadas para interferir en el ejercicio de dicho derecho.

Términos claves

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Información restringida al público. La información confidencial incluye materiales que podría encontrar regularmente en su trabajo, tal como información sobre precios del proveedor, información sobre ventas, listas de concesionarios o clientes, información financiera del cliente, productos o servicios no anunciados o materiales de comercialización no divulgados. También incluye información más delicada, que requiere mayor protección, como información financiera no pública, secretos empresariales y proyectos importantes, tales como adquisiciones propuestas o la venta de activos o divisiones de la empresa.

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RECUERDE

De conformidad con la Ley Estadounidense de Defensa de los Secretos Comerciales de 2016, los empleados no serán considerados responsables en términos penales o civiles por divulgar un secreto comercial a un funcionario del gobierno o a un abogado con el único objetivo de denunciar o investigar un incumplimiento de la ley. Los empleados pueden divulgar secretos comerciales en una demanda u otro documento que integre el litigio (u otro proceso judicial), si dicho documento está sellado. Además, un empleado que afirme haber sido blanco de represalias por denunciar un presunto incumplimiento de la ley puede divulgar un secreto comercial a su abogado y utilizarlo en los procesos judiciales, siempre que el documento que contenga el secreto comercial se presente sellado y el empleado no divulgue el secreto de otra manera, salvo por decreto judicial.

COMO Empleado…

YO:

Solamente compartiré la información confidencial de Realogy con quienes tienen una razón comercial legítima para conocerla y están autorizados para recibirla.

YO NO:

Usaré la información confidencial de Realogy en mi empleo con otra empresa.

Evitaré conversar sobre la información confidencial en áreas públicas donde pueda ser escuchada por casualidad. Compartiré información confidencial de mis exempleadores con Realogy.
Guardaré en forma segura y eliminaré la información confidencial de acuerdo con la Política de manejo de información. Solicitaré información confidencial sobre otra empresa de empleados, clientes o proveedores.

Diligencia en la seguridad de la información

La información confidencial de nuestra empresa debe mantenerse de forma segura, ya sea en formato de papel o electrónico. Como empleado, usted es considerado cuidador de la información confidencial y debe tomar las medidas necesarias para asegurar que toda la información se manipule de forma segura, incluidos registros impresos así como dispositivos y programas de computadoras que se utilizan para los negocios de Realogy o para almacenar información confidencial, tales como computadoras, teléfonos celulares y teléfonos inteligentes (con frecuencia denominados Recursos de tecnología de la información) de Realogy. Todos somos responsables de mantener las claves de forma segura, de no compartirlas con otras personas y de informar, de inmediato, a los Departamentos de Ética y Cumplimiento y Seguridad de la información sobre cualquier acceso no autorizado o pérdida de información. No permitimos que ninguna persona intente destruir, limitar, comprometer o socavar los sistemas, las medidas de seguridad o de auditoría de Realogy. Usted no puede acceder, modificar, eliminar o destruir archivos, datos o sistemas sin la autorización para hacerlo.

Mantenemos una Política de seguridad de la información que detalla el modo en que los empleados deben mantener la información. Nuestra Política de ambiente de trabajo seguro proporciona información adicional sobre cómo debe mantenerse la información en su ambiente de trabajo.

Buen manejo de la información

Cada uno de nosotros es responsable de la información que crea, posee, recopila, usa y gestiona en representación de Realogy. Esta responsabilidad requiere que cada uno de nosotros use sentido común y profesionalismo al crear el contenido. Con ese fin, debe retener toda la información bajo su control, ya sea en formato impreso o electrónico, coherente con la Política de manejo de información de Realogy. Usted no puede destruir ninguna información que pueda ser potencialmente importante para cualquier litigio o investigación pendiente o posible (ya sea internos o externos) relacionado con una violación de la ley, del Código de ética o de la política de la empresa.

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Cuando estoy de vacaciones, mi compañero de trabajo con frecuencia necesita acceso a determinados sistemas utilizando mi clave. ¿Puedo brindar mi clave en esta situación?

No. Su Departamento debe tener procedimientos implementados para cubrir el puesto de trabajo de cualquier empleado que esté fuera de la oficina, que puede incluir la designación de un acceso delegado a determinados sistemas durante el periodo en el que se encuentre de la oficina. Compartir su clave con otro empleado, aunque sea con buena intención, nunca es la manera correcta de asegurar que el negocio continúe de la manera habitual en su ausencia. Reporte cualquier violación de uso compartido de claves al Departamento de Ética y Cumplimiento.

Término clave

RECURSOS DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DE REALOGY

Se refiere, entre otros, a las redes, servidores, computadoras de escritorio, computadoras portátiles, asistentes digitales portátiles (PDA), teléfonos móviles, teléfonos inteligentes, dispositivos de impresión, teléfonos, máquinas de fax, mensajes de voz y cualesquiera otros dispositivos electrónicos capaces de almacenar o transmitir información, incluidos correo electrónico, mensajería instantánea y acceso a Internet provisto por Realogy. También se incluye la programación instalada en tales dispositivos y recursos. El término también se refiere a las computadoras que prestan servicios de hospedaje o servidores, computadoras independientes y cualesquiera otros dispositivos de comunicación, programas de computadoras, archivos de registros y redes cuando se usan para hacer los negocios de Realogy.

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RECUERDE

La información es uno de los activos más valiosos de Realogy. Debemos recordar que la información confidencial de nuestra empresa se debe crear, mantener y usar de manera responsable. Tenemos la responsabilidad de proteger la información confidencial para que no caiga en las manos equivocadas.