Protéger les informations des employés
Nous valorisons les données à caractère personnel de nos employés.
Nous essayons de limiter les données à caractère personnel recueillies et utilisées concernant les employés aux renseignements nécessaires pour remplir nos objectifs légaux ou commerciaux légitimes, et nous prenons des mesures pour assurer que nos pratiques en matière de renseignements respectent toute la législation applicable.
De plus, nous limitons la divulgation des dossiers confidentiels du personnel ou de données à caractère personnel en dehors de Realogy, sauf si autorisé par l’employé(e) pour remplir un objectif légitime, ou autorisé ou tenu par la loi, des réglementations, citations à comparaître ou décisions de justice par une cour ou un tribunal de la juridiction compétente.
Les employés qui ont accès à des dossiers confidentiels du personnel assument une responsabilité spéciale pour éviter une divulgation interdite des informations confidentielles contenues dans ces dossiers.
Cependant, cette obligation de confidentialité ne vous empêche pas de divulguer ou de discuter de votre propre salaire, heures ou autres conditions de travail.
Protéger les informations des clients et acheteurs
Nous valorisons également les informations de notre clientèle et respectons toute la législation qui s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces données.
Nous nous efforçons de protéger les informations confidentielles de nos clients et acheteurs, et leurs données à caractère personnel confidentielles, contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisé.
Nous consultons notre service juridique pour les questions sur les exigences en matière d’utilisation et de manipulation d’informations confidentielles et données à caractère personnel de nos clients et acheteurs.
Terme clé
DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
L’expression « données à caractère personnel » est un terme générique pour désigner toute information qui identifie exclusivement une personne. Des exemples de données à caractère personnel comprennent les noms, date de naissance, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse du domicile, numéro d’identification de l’État, numéros de carte de paiement, coordonnées bancaires d’une personne, ou même un identifiant permanent (par exemple le numéro de client) enregistré dans un témoin de connexion, ou un numéro de série de processeur. Certaines données démographiques, y compris le sexe, le niveau d’études ou l’affiliation à un parti, lorsqu’elles sont associées à des informations personnelles, deviennent également des données à caractère personnel. Les lois régissant la définition et le traitement des données à caractère personnel varient par circonscription.
Pour toutes questions sur la gestion des données à caractère personnel, veuillez consulter la Politique de gestion de l’information et la Politique de sécurité de l’information de Realogy pour une explication complète des données à caractère personnel, des exemples et les exigences en matière de gestion.
Sommes-nous tenus de maintenir toutes les données à caractère personnel en toute « confidentialité » ?
L’expression « données à caractère personnel » est un terme générique pour désigner des informations relatives à une personne. En tant que prestataires de services, nous pouvons être amenés à utiliser et à divulguer (même publier dans le cadre de publicités) des données à caractère personnel, telles que les coordonnées, pour nos clients et nos acheteurs. Mais lorsque nous utilisons les données à caractère personnel, nous devons toujours être attentifs aux restrictions potentielles imposées par les législations à travers le monde sur notre collecte, utilisation et divulgation d’informations personnelles. Veuillez consulter la Politique de gestion de l’information pour plus de détails sur votre utilisation de données à caractère personnel dans l’exécution de vos fonctions.
Aux États-Unis, certaines catégories de données à caractère personnel doivent être traitées avec une sensibilité accrue afin de protéger les données privées et l’identité de nos clients et employés.
Les exemples comprennent les noms d’une personne, et les éléments de données suivants : (1) numéro de sécurité sociale ; (2) informations de carte de paiement ; et (3) informations médicales ou de santé, entre autres. Nous maintenons la confidentialité de ces informations pour tous nos clients, acheteurs et employés.
Protection des informations confidentielles
Outre les informations du personnel et de la clientèle, votre travail peut aussi vous donner accès à d’autres informations confidentielles appartenant à Realogy. Ces informations doivent être protégées et vous n’êtes pas autorisé(e) à les communiquer à qui que ce soit, y compris les membres de votre famille, sauf autorisation de Realogy. Les informations confidentielles de Realogy appartiennent à la société et ne peuvent être utilisées dans votre propre intérêt ou dans l’intérêt de toute partie autre que Realogy, soit pendant ou après votre emploi. Si vous quittez l’entreprise, vous devez rendre tous les documents contenant des informations confidentielles à Realogy. Consultez la Politique de gestion de l’information de Realogy qui définit les informations confidentielles plus en détail.
De plus, vous ne devez pas diffuser ou utiliser des informations confidentielles de vos anciens employeurs dans l’intérêt de Realogy.
Aucune politique ou pratique, y compris les obligations de confidentialité vues ci-dessus, ne vise à limiter, empêcher, nuire ou interférer avec les droits d’un employé, sans en informer Realogy, à fournir des informations au gouvernement, à participer à des enquêtes, à témoigner dans le cadre de poursuites à l’encontre de conduites passées ou futures de Realogy ou à s’engager dans une activité protégée par des réglementations de lanceur d’alerte.
Termes clés
INFORMATIONS CONFIDENTIELLES
Informations auxquelles l’accès du public est limité. Les informations confidentielles comprennent les documents que vous consultez régulièrement dans le cadre de votre travail, par exemple les tarifs de fournisseurs, les données de vente, les listes de franchisés ou d’acheteurs, les informations financières des acheteurs, des produits ou services inédits, ou des supports de marketing non distribués. Elles comprennent également les informations plus sensibles exigeant des mesures de protection plus importantes, comme les informations financières n’ayant pas été rendues publiques, les secrets d’entreprise et les projets significatifs comme les propositions d’acquisitions ou la vente d’actifs ou de divisions de la société.
RAPPEL
Dans le cadre de la loi sur la défense des secrets commerciaux (Defend Trade Secrets Act) de 2016, un employé n’engage pas sa responsabilité civile ou pénale, dans le cadre des lois relatives aux secrets commerciaux, pour avoir divulgué un secret commercial en toute confidentialité à un fonctionnaire ou un avocat dans l’unique but de dénoncer ou d’enquêter sur une violation de la loi. Les employés peuvent divulguer des secrets commerciaux dans une plainte ou un autre document dans le cadre d’une procédure judiciaire (ou autre procédure), si le dépôt de plainte est sous scellé. En outre, un employé faisant l’objet de représailles pour avoir signalé une violation supposée de la loi peut divulguer un secret commercial à son avocat et utiliser le secret commercial dans le cadre de la procédure judiciaire, si le document contenant le secret commercial est déposé sous scellé et que l’employé ne divulgue pas par ailleurs le secret commercial, sauf sur demande du tribunal.
JE DOIS :Seulement communiquer les informations confidentielles de Realogy avec les personnes qui ont une raison commerciale légitime d’en prendre connaissance et qui sont autorisées à les recevoir. |
JE NE DOIS PAS :Utiliser les informations confidentielles de Realogy dans le cadre de mon emploi auprès d’une autre entreprise. |
| Éviter de discuter d’informations confidentielles dans les lieux publics où elles pourraient être entendues. | Communiquer les informations confidentielles de mes anciens employeurs avec Realogy. |
| Sauvegarder et éliminer les informations confidentielles conformément à la Politique de gestion de l’information. | Solliciter des informations confidentielles au sujet d’une autre entreprise auprès d’employés de clients, acheteurs ou fournisseurs. |
Diligence en ce qui concerne la sécurité de l’information
Les informations confidentielles de la société doivent être conservées en toute sécurité, qu’elles soient au format papier ou électronique. En tant qu’employé(e), vous êtes gardien des informations confidentielles et vous devez prendre les mesures nécessaires pour assurer la gestion sécurisée de toutes les informations confidentielles, aussi bien les dossiers sur papier que tous les appareils et logiciels utilisés aux fins commerciales de Realogy ou pour le stockage d’informations confidentielles, par exemple les ordinateurs, téléphones portables ou smartphones (souvent désignés Ressources informatiques de Realogy). Nous avons tous la responsabilité de maintenir la sécurité des mots de passe, de ne pas les communiquer à d’autres personnes et de signaler immédiatement tout accès non autorisé ou perte d’information aux services Éthique et conformité et Sécurité de l’information. Nous ne permettons à aucune personne de tenter de détruire, contourner, compromettre ou déstabiliser les systèmes, les mesures de sécurité ou les mesures d’audit de Realogy.
Vous n’êtes pas autorisé(e) à consulter, modifier, supprimer ou détruire les fichiers, données ou systèmes sans être habilité(e) à le faire.
Nous appliquons une Politique de sécurité de l’information qui précise quelles mesures les employés doivent prendre pour maintenir les informations. Notre Politique en matière de milieu de travail sécurisé donne des informations complémentaires sur la gestion des informations dans votre espace de travail.
Bonne gestion de l’information
Nous sommes tous responsables des informations que nous créons, possédons, recueillons, utilisons et gérons pour le compte de Realogy. Cette responsabilité implique que nous devons tous faire preuve de bon sens et de professionnalisme lorsque nous créons du contenu. À cette fin, il vous incombe de maintenir le contrôle de toutes les informations, qu’elles soient au format papier ou électronique, conformément à la Politique de gestion de l’information de Realogy. Vous n’avez pas le droit de détruire des informations susceptibles d’être pertinentes à tout litige ou toute enquête (interne ou externe) en cours, prévisible ou toute menace de poursuite portant sur une violation de la loi, du Code d’éthique ou de la politique d’entreprise.
Lorsque je suis en congé, mon collègue a souvent besoin d’accéder à certains systèmes en utilisant mon mot de passe. Ai-je le droit de lui fournir le mot de passe dans ce cas ?
Non. Votre service devrait avoir des procédures en place pour combler l’absence de tout employé(e) en congé, à savoir la délégation de l’accès à certains systèmes pendant la période de congé. Bien que l’intention soit bonne, il ne faut jamais donner votre mot de passe à un(e) autre employé(e) pour assurer la continuité de l’activité pendant votre absence. Communiquez toute violation de la confidentialité des mots de passe au service Éthique et conformité.
Terme clé
RESSOURCES INFORMATIQUES DE REALOGY
Désigne, sans s’y limiter, les réseaux et serveurs, ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, assistants électroniques de poche (ADP), téléphones portables, smartphones, dispositifs d’impression, téléphones, télécopieurs, messageries vocales et tout autre appareil électronique capable de stocker ou de transmettre des informations, notamment les courriers électroniques, messageries instantanées et accès Internet fournis par Realogy. Les logiciels installés sur de tels appareils et les ressources sont aussi inclus. Ce terme désigne également les ordinateurs hôtes ou ordinateurs serveurs, ordinateurs autonomes, ordinateurs portables n’appartenant pas à Realogy et tout autre dispositif de communication, logiciel, fichier de données ou réseau utilisés aux fins des activités de Realogy.
RAPPEL
Les informations représentent l’un des atouts les plus précieux de Realogy. Nous devons veiller à créer, maintenir et utiliser les informations confidentielles de l’entreprise de manière responsable. Il nous appartient de protéger toutes les informations confidentielles pour qu’elles ne tombent pas dans de mauvaises mains.