Protection des renseignements

Protéger les renseignements du personnel

Nous valorisons les renseignements personnels de nos employés. Nous essayons de limiter les renseignements personnels recueillis et utilisés concernant les employés aux renseignements nécessaires pour remplir nos objectifs légaux ou commerciaux légitimes, et nous prenons des mesures pour assurer que nos pratiques en matière de renseignements respectent toute la législation applicable. De plus, nous limitons la divulgation des dossiers confidentiels du personnel ou de renseignements personnels en dehors de Realogy, sauf si autorisé par l’employé(e) pour remplir un objectif légitime, ou autorisé ou tenu par la loi, les réglementations, les citations à comparaître ou les décisions de justice par une cour ou un tribunal de la juridiction compétente. Les employés ayant accès aux dossiers confidentiels du personnel assument une responsabilité spéciale pour éviter une divulgation interdite des renseignements confidentiels contenus dans ces dossiers. Cependant, cette obligation de confidentialité ne vous empêche pas de divulguer ou de discuter de votre propre salaire, de vos heures ou d’autres conditions de travail.

Protéger les renseignements des clients et acheteurs

Nous valorisons également les renseignements de notre clientèle et nous respectons toute la législation qui s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ces données. Nous nous efforçons de protéger les renseignements confidentiels de nos clients et acheteurs, et leurs renseignements personnels confidentiels, contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisé. Nous consultons notre service juridique pour les questions concernant les exigences en matière d’utilisation et de manipulation des renseignements confidentiels et des renseignements personnels de nos clients et acheteurs.

 

Terme clé

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

L’expression « renseignements personnels » est un terme générique pour désigner tout renseignement identifiant exclusivement une personne. Des exemples de renseignements personnels comprennent les noms, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse du domicile, numéro d’identification émis par le gouvernement, numéros de carte de paiement, coordonnées bancaires d’une personne, ou même un identifiant permanent (p. ex., numéro de client) enregistré dans un témoin, ou un numéro de série de processeur. Les lois régissant la définition et le traitement des renseignements personnels varient par circonscription.

Pour toutes questions concernant la gestion des renseignements personnels, veuillez consulter la Politique de gestion de l’information et la Politique de sécurité de l’information de Realogy pour une explication complète des renseignements personnels, des exemples et les exigences en matière de gestion.

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Sommes-nous tenus de conserver tous les renseignements personnels en toute « confidentialité »?

L’expression « renseignements personnels » est un terme générique pour désigner les renseignements relatifs à une personne. En tant que prestataires de services, nous pouvons être amenés à utiliser et à divulguer (même publier dans le cadre de publicités) des renseignements personnels, tels que les coordonnées, pour nos clients et nos bénéficiaires. Mais lorsque nous utilisons les renseignements personnels, nous devons toujours être attentifs aux restrictions potentielles imposées par les législations à travers le monde sur notre collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels. Veuillez consulter la Politique de gestion de l’information pour plus de détails concernant votre utilisation de renseignements personnels dans l’exécution de vos fonctions.

Aux É.-U., certaines catégories de renseignements personnels doivent être traitées avec une sensibilité accrue afin de protéger les données privées et l’identité de nos clients et employés.

Les exemples comprennent les noms d’une personne, et les éléments de données suivants : (1) numéro de sécurité sociale; (2) renseignements de carte de paiement; et (3) renseignements médicaux ou de santé, entre autres. Nous maintenons la confidentialité de ces renseignements pour tous nos clients, bénéficiaires et employés.

Protection des renseignements confidentiels

Outre les renseignements du personnel et de la clientèle, votre travail peut aussi vous donner accès à d’autres renseignements confidentiels appartenant à Realogy. Ces renseignements doivent être protégés et vous n’êtes pas autorisé(e) à les communiquer à qui que ce soit, y compris les membres de votre famille, sauf autorisation de Realogy. Les renseignements confidentiels de Realogy appartiennent à la société et ne peuvent être utilisés dans votre propre intérêt ou dans l’intérêt de toute partie autre que Realogy, soit pendant ou après votre emploi. Si vous quittez l’entreprise, vous devez rendre tous les documents contenant des renseignements confidentiels à Realogy. Consultez la Politique de gestion de l’information de Realogy qui définit les renseignements confidentiels plus en détail.

De plus, vous ne devez pas diffuser ou utiliser des renseignements confidentiels concernant vos anciens employeurs dans l’intérêt de Realogy.

Aucune de nos politiques ou pratiques, y compris les obligations en matière de confidentialité mentionnées plus haut, ne vise à limiter ou à entraver les droits d’un salarié, à interférer avec ceux-ci ou à l’empêcher d’exercer ses droits, sans avis préalable à Realogy, de fournir des renseignements au Gouvernement, de participer à des enquêtes, de témoigner lors de procédures relatives à la conduite passée et future de Realogy ou d’exercer des activités protégées en vertu des statuts de lanceur d’alerte.

Termes clés

RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Renseignements auxquels l’accès du public est limité. Les renseignements confidentiels comprennent les documents que vous consultez régulièrement dans le cadre de votre travail, par exemple les tarifs de fournisseurs, les données de vente, les listes de franchisés ou de clients, les informations financières des clients, des produits ou services inédits, ou des supports de marketing non distribués. Ils comprennent également les renseignements plus sensibles exigeant des mesures de protection plus importantes, comme les informations financières n’ayant pas été rendues publiques, les secrets d’entreprise et les projets significatifs comme les propositions d’acquisitions ou la vente d’actifs ou de divisions de la société.

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RAPPEL

En vertu du Defend Trade Secrets Act (loi sur la protection des secrets commerciaux) de 2016, un salarié ne sera pas tenu responsable sur le plan civil ou criminel conformément aux lois concernant les secrets commerciaux pour avoir divulgué un secret commercial à un représentant du gouvernement ou à un avocat en confidence dans l’unique but de rapporter une infraction à la loi ou dans le cadre d’une enquête. Les salariés peuvent révéler des secrets commerciaux dans une plainte ou tout autre document rempli dans le cadre d’une poursuite judiciaire (ou d’une autre procédure), si le document est rempli sous scellé. De plus, un salarié qui allègue des représailles après avoir rapporté une infraction à la loi suspectée est en droit de divulguer un secret commercial à son avocat et d’utiliser ce secret lors de procédures judiciaires, si le document contenant le secret commercial est rempli sous scellé et que l’employé ne révèle pas ce secret d’une autre façon, sauf sous ordonnance d’un tribunal.

 

EN TANT QU’EMPLOYÉ(E)…

JE DOIS :

Communiquer les renseignements confidentiels de Realogy uniquement aux personnes qui ont une raison commerciale légitime d’en prendre connaissance et qui sont autorisées à les recevoir.

JE NE DOIS PAS :

Utiliser les renseignements confidentiels de Realogy dans le cadre de mon emploi auprès d’une autre entreprise.

Éviter de discuter de renseignements confidentiels dans les lieux publics où ils pourraient être entendus. Communiquer les renseignements confidentiels de mes anciens employeurs avec Realogy.
Sauvegarder et éliminer les renseignements confidentiels conformément à la Politique de gestion de l’information. Solliciter des renseignements confidentiels au sujet d’une autre entreprise auprès d’employés, de clients, de bénéficiaires ou de fournisseurs.

Diligence en ce qui concerne la sécurité de l’information

Les renseignements confidentiels de l’entreprise doivent être conservés en toute sécurité, qu’ils soient en format papier ou électronique. En tant qu’employé(e), vous êtes gardien des renseignements confidentiels et vous devez prendre les mesures nécessaires pour assurer la gestion sécurisée de tous les renseignements confidentiels, aussi bien les dossiers sur papier que tous les appareils et logiciels utilisés aux fins commerciales de Realogy ou pour le stockage de renseignements confidentiels, par exemple les ordinateurs, téléphones cellulaires ou intelligents (souvent désignés Ressources en technologies de l’information de Realogy). Nous avons tous la responsabilité de maintenir la sécurité des mots de passe, de ne pas les communiquer à d’autres personnes et de signaler immédiatement tout accès non autorisé ou perte de renseignements aux services Éthique et conformité et Sécurité de l’information. Nous ne permettons à aucune personne de tenter de détruire, contourner, compromettre ou déstabiliser les systèmes, les mesures de sécurité ou les mesures d’audit de Realogy. Vous n’êtes pas autorisé(e) à consulter, modifier, supprimer ou détruire les fichiers, données ou systèmes sans être habilité(e) à le faire.

Nous appliquons une Politique de sécurité de l’information qui précise quelles mesures les employés doivent prendre concernant la gestion des renseignements. Notre Politique en matière de milieu de travail sécurisé procure des renseignements complémentaires sur la gestion des renseignements dans votre milieu de travail.

Gestion sensée de l’information

Nous sommes tous responsables des renseignements que nous créons, possédons, recueillons, utilisons et gérons pour le compte de Realogy. Cette responsabilité implique que nous devons tous faire preuve de bon sens et de professionnalisme lorsque nous créons du contenu. À cette fin, il vous incombe de maintenir le contrôle de tous les renseignements, qu’ils soient en format papier ou électronique, conformément à la Politique de gestion de l’information de Realogy. Vous n’avez pas le droit de détruire des renseignements susceptibles d’être pertinents à tout litige ou toute enquête (interne ou externe) en cours, prévisible ou toute menace de poursuite portant sur une violation de la loi, du Code d’éthique ou de la politique d’entreprise.

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Lorsque je suis en congé, mon collègue a souvent besoin d’accéder à certains systèmes en utilisant mon mot de passe. Ai-je le droit de lui fournir le mot de passe dans ce cas?

Non. Votre service devrait avoir des procédures en place pour combler l’absence de tout employé(e) en congé, à savoir la délégation de l’accès à certains systèmes pendant la période de congé. Bien que l’intention soit bonne, il ne faut jamais donner votre mot de passe à un(e) autre employé(e) pour assurer la continuité de l’activité pendant votre absence. Communiquez toute violation de la confidentialité des mots de passe au service Éthique et conformité.

Terme clé

RESSOURCES EN TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION DE REALOGY

Désigne, sans s’y limiter, les réseaux et serveurs, ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, assistants numériques personnels (ANP), téléphones cellulaires, téléphones intelligents, dispositifs d’impression, téléphones, télécopieurs, messageries vocales et tout autre appareil électronique capable de stocker ou de transmettre des informations, notamment les courriers électroniques, messageries instantanées et accès Internet fournis par Realogy. Les logiciels installés sur de tels appareils et les ressources sont aussi inclus. Cette expression désigne également les ordinateurs hôtes ou ordinateurs serveurs, ordinateurs autonomes, ordinateurs portables n’appartenant pas à Realogy et tout autre dispositif de communication, logiciel, fichier de données et réseau utilisés aux fins des activités de Realogy.

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RAPPEL

Les renseignements représentent l’un des atouts les plus précieux de Realogy. Nous devons veiller à créer, maintenir et utiliser les renseignements confidentiels de l’entreprise de manière responsable. Il nous appartient de protéger tous les renseignements confidentiels pour qu’ils ne tombent pas entre de mauvaises mains.